Pec: cos’è, a cosa serve, come funziona

Niente più multe recapitate con una raccomandata: la nuova “frontiera” delle notifiche degli atti giudiziari e amministrativi, ovvero spesso verbali per contravvenzioni o avvisi di pagamento, potrebbe diventare presto solo telematica, ovvero passare dalle email ed esattamente dalla Posta Elettronica Certificata, ovvero la Pec. Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, infatti, diventa legge il decreto che prevede che le sanzioni amministrative per la violazione del Codice della Strada possano essere notificate tramite Pec, che diventa a tutti gli effetti un indirizzo “digitale” al quale recapitare la multa. Il solo fatto di inviarla tramite una casella certificata ad un altro indirizzo di posta elettronica certificato permetterà inoltre di considerare l’atto “notificato e conoscibile”. In pratica equivarrà al ritiro a mano di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Valore legale della Pec

Dal 1° luglio 2013 le comunicazioni tra imprese e PA devono avvenire solo via posta elettronica certificata: le comunicazioni cartacee, infatti, non sono più accettate. Quando un messaggio viene inviato tramite Pec, il gestore di posta consegna al mittente una ricevuta, che rappresenta la prova legale dell’avvenuta ricezione. Esattamente come nella posta tradizionale, il mittente si vedrà recapitare anche una ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con data e ora esatte.

La ricevuta di consegna non dimostra ovviamente anche l’avvenuta lettura: le comunicazioni saranno ugualmente ritenute notificate, come stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica N.68/2005 (“Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”).

Multe: l’email vale come una notifica 

Il valore legale della Pec impedisce, dunque, di trovare “scorciatoie” per non pagare eventuali multe o notifiche del Fisco. Nell’inviare una multa, infatti, la Polizia municipale disporrà già sia della ricevuta di spedizione sia di quella di arrivo alla Pec, che avranno valore legale e dimostreranno la notifica della comunicazione. Insomma, non sarà possibile ignorare quella email “scomoda” (semplicemente non aprendola) che avrà per oggetto, obbligatoriamente, la dicitura “Atto amministrativo relativo ad una sanzione amministrativa prevista dal Codice della Strada”. Lo stesso varrà anche se, in totale buona fede, non si consulta la propria casella Pec da tempo.

Cosa succede se la Pec è piena o inattiva

Nonostante l’attivazione obbligatoria, è frequente che alcuni professioni non facciano uso quotidiano della Pec, che di conseguenza potrebbe risultare piena o inattiva. In questi casi, l’ufficio pubblico che deve inviare una comunicazione ufficiale o notificare un atto, tenterà un secondo invio dopo almeno sette giorni dal primo. Se anche questo dovesse avere esito negativo, la comunicazione si intenderà comunque notificata, tramite il deposito telematico dell’atto nell’area riservata del sito di InfoCamere scpa, la società di informatica delle Camere di Commercio italiane, che attraverso il portale INI-Pec fornisce al personale degli Ordini professionali e dei Collegi l’aggiornamento dei dati dei propri iscritti.  

Gli obblighi per i professionisti

La casella di posta piena è l’unica ipotesi di mancata ricezione che però, ai fini giuridici, viene considerata una “colpa del ricevente, che è tenuto obbligatoriamente a mantenere la casella sempre in buono stato di manutenzione, come previsto dalle norme del Codice civile (ex art. 1375). I sistemi di posta certificata funzionano, infatti, 24 ore al giorno. Le scadenze o le comunicazioni che vengono comunicate dagli enti pubblici si intendono rispettate se l’invio viene effettuato entro la mezzanotte dell’ultimo giorno utile.

Niente Pec all’estero

Uno dei limiti maggiori della Pec, secondo gli esperti di diritto, sta nel fatto che è attivabile unicamente in Italia e non è compatibile con gli altri sistemi internazionali. Gli altri Paesi utilizzano normalmente la posta elettronica come mezzo di comunicazione, anche ufficiale, semplicemente facendo ricorso a protocollo approvati e riconosciuti a livello internazionale, come S/MIME e OpenPGP.

Le ultime novità

Dal 1° luglio 2017 gli avvisi e altri atti del Fisco ai contribuenti devono essere notificati via posta elettronica certificata, come stabilito dal Decreto Legge N.193/2016 (art.7-quater, commi 6-7-8), ai soggetti obbligati ad avere un indirizzo digitale certificato (imprese individuali, le società e i professionisti iscritti negli appositi albi o elenchi). La normativa estende questa possibilità ai cittadini privati che ne facciano richiesta (ma senza obblighi), semplicemente dotandosi di Pec o fornendo l’indirizzo digitale di un soggetto terzo, come un familiare o un professionista incaricato e autorizzato a ricevere le notifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate o di un Ente pubblico.

Cos’è la Pec 

La Pec non è altro che un indirizzo email che ha valore “ufficiale” e legale: permette al soggetto di inviare documenti con la sicurezza che questi siano consegnati correttamente. Il gestore del servizio di Pec, infatti, rappresenta il “garante” della spedizione e ricezione dei messaggi. L’indirizzo digitale è stato previsto con una serie di norme nel 2005, allo scopo di innovare e rendere più efficienti i rapporti tra cittadini, imprese ed amministrazioni, per le quali si è introdotta la possibilità di utilizzare la Pec per ogni scambio di atti, modulistica e informazioni con i soggetti che ne facciano espressamente richiesta.

Nel 2008 la posta elettronica certificata è diventata obbligatoria per le imprese ed i professionisti, tenuti a comunicare la propria Pec rispettivamente al Registro Imprese e agli Ordini o Collegi di appartenenza (DL 29.11.2008 N. 185). L’obbligo è stato poi esteso anche alle imprese individuali.

Nel 2012, invece, è stato istituito l’INI-Pec (Indice Nazionale degli Indirizzi di posta elettronica certificata), consultabile dalle PA in caso di necessità di notifiche ufficiali telematiche.

Boom della Posta elettronica certificata

Sono oltre 5 milioni le caselle Pec attivate in Italia. Secondo i dati di Aruba, il principale gestore di Pec nel nostro Paese, il 39% dei nuovi indirizzi digitali è riferito a cittadini privati. A confermare la sempre maggiore diffusione è anche l’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid),l’ente che si occupa della digitalizzazione dei servizi per conto della Presidenza del Consiglio dei Ministri: le ultime rilevazioni bimestrali del 2017 (settembre-ottobre) indicano il numero di caselle Pec in 8.852.174, con un aumento di oltre l’11% rispetto a inizio 2016.

A cosa serve: i vantaggi

La Pec sta pian piano sostituendo le tradizionali raccomandate con ricevuta di ritorno, con alcuni vantaggi rispetto all’invio cartaceo: la rapidità di trasmissione (gli stessi di una email tradizionale), nessun costo di invio o ricezione, certificazione del contenuto del messaggio trasmesso. Le verifiche effettuate in automatico dai gestori Pec garantiscono inoltre l’assenza di virus e spam, dunque mail indesiderate. Il servizio di Posta certificata, inoltre, utilizza i protocolli sicuri POP3, IMAPS, SMTPS e HTTPS, che permetotno comunicazioni protette, perché crittografate e firmate digitalmente.

Gli unici costi sono legati al canone annuo per il servizio che alcuni operatori privati richiedono, così come particolari servizi per professionisti e aziende (ad esempio, calendario delle scadenze di pagamenti, adempimenti, notifiche, ecc).

Quali servizi offre la Pec

Per gli utenti, che siano imprese o cittadini privati, è possibile, ad esempio, inviare la fatturazione elettronica a un Ente o Pubblica Amministrazione, tramite mail certificata. Per conoscere gli indirizzi utili è possibile consultare l’IPA, l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, ovvero un archivio realizzato e gestito dall’Agid (www.indicepa.gov.it).

Introdotta in modo graduale, oggi la Pec permette di usufruire di servizi comodi e veloci per tutti gli utenti: INPS e ACI sono stati tra i primi enti a dotarsene e a permettere ai propri iscritti e agli utenti di inviare o richiedere documenti, senza doversi recare negli uffici, con relativi orari di apertura non sempre comodi.

Sono diversi anche i Comuni che hanno attivato la possibilità di richiedere certificati al proprio Ufficio Anagrafe in modo digitale tramite Pec. Lo stesso vale per l’invio di documentazione relativa a tributi o iscrizioni scolastiche municipali.

La Pec, poi, può essere utilizzata per partecipare ai concorsi pubblici, contribuendo a risparmiare materiale cartaceo, velocizzando le procedure. Spesso i bandi di concorso prevedono persino l’obbligatorietà di invio della domanda tramite Pec.