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Quattro consigli per migliorare la posta elettronica

di Gianluca Sigiani
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Facile, pratica, rapida, efficiente, la posta elettronica (l'ormai usatissima e-mail) sembra fatta apposta per una donna sempre alle prese con impegni e tempi stretti. Ecco, allora, come sfruttarne al massimo le potenzialità.

1. A fine giornata, fai sempre le pulizie. Cancella tutti i messaggi che hai ricevuto e quelli che hai mandato, se non ti servono più. Il caricamento delle nuove

e-mail sarà molto più veloce.

2. Compatta le cartelle. Tutti i programmi di posta elettronica possiedono una funzione di compattazione delle cartelle che ogni tanto vale la pena usare. Questo perché quando elimini

e-mail inutili, crei degli spazi "disordinati" nella parte di memoria del pc dedicata alla posta. In Outlook (il software più diffuso) scegli dal menu principale la voce File, quindi Gestione file di dati, poi, nella finestra che appare, seleziona le cartelle che devi comprimere e clicca prima su Impostazioni e, infine, su Comprimi e il gioco è fatto. In altre applicazioni, le procedure sono analoghe.

3. Organizza le cartelle postali. Fai in modo che i messaggi in arrivo vengano automaticamente archiviati nella cartella che tu desideri. Facciamo un esempio: ogni giorno ti arrivano via mail i lavori di un tuo collaboratore? Creando una cartella con il suo nome, tutti i messaggi verranno inseriti lì e non nell'elenco generale. Così non perdi tempo a recuperare i messaggi. In Outlook seleziona dal menu principale la voce Strumenti, quindi Regole e avvisi e poi Nuova regola: qui devi impostare le parole chiave e le cartelle di destinazione.

4. Alleggerisci gli allegati. Con la posta elettronica puoi

allegare dei files (documenti elettronici) alle lettere.

Gli allegati (detti attachment) possono essere documenti di testo, software, immagini, video. Ma tieni presente che ogni servizio di posta elettronica impone

dei limiti sulle dimensioni dei file da inviare. Se i

tuoi allegati sono troppo pesanti potrebbero non venire inoltrati. Che cosa puoi fare? Se si tratta di un

numero elevato di file di testo o di software puoi provare a dividerli in più e-mail o usare il programma Winzip,

che li comprime e li rende più leggeri. Se si tratta di immagini molto grandi, canzoni o video, meglio trasferirli su un cd-rom (masterizzazione) oppure caricarli

su una chiave di memoria (vedi a pagina 134).

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