Email di lavoro

La posta elettronica è lo strumento di comunicazione più usato anche in ufficio. Ma non sempre sappiamo gestirla al meglio.

È più rapida e diretta di una lettera su carta, ma anche più formale di uno scambio a voce. Richiede quindi un linguaggio specifico. E trovare il registro giusto non è sempre facile, come dimostra la ricerca Modera i toni! La scortesia linguistica nelle email di lavoro realizzata da Michele Razzetti, giornalista e consulente della comunicazione, insieme alla linguista Maria Cecilia Andorno. I risultati dello studio dicono che quattro persone su dieci scrivono frasi poco gentili, il 26,7% esprime critiche o lamentele (specie quando si rivolge a un sottoposto) e nel 5% dei casi si arriva addirittura a insulti, minacce e allusioni sgradevoli.

Come rendere allora le comunicazioni via email più piacevoli ed efficaci? Michele Razzetti ci spiega quali sono i principali errori da evitare.

Come scrivere una email di lavoro efficace

Troppa confidenza, maiuscole fuori posto o minacce tra le righe: talvolta i messaggi professionali nascondono insidie ed errori. Che si possono evitare

Secondo uno studio realizzato nel 2013 dal National research council in Canada, nelle email scritte dalle donne ci sono più parole connesse a gioia o tristezza, mentre in quelle degli uomini prevalgono paura e fiducia.

L’incipit in una mail di lavoro

Esagerare con gli appellativi (Prof., Ing., Spett. ecc.) può risultare fuori luogo o perfino comico. Ma non bisogna commettere l’errore opposto, cioè dare troppa confidenza, omettendo il titolo quando invece ci vuole.

Cosa fare: non esiste un’apertura perfetta. Se sei in dubbio, usa “gentile” (senza alcun titolo). È formale ma non troppo.

I saluti e la firma in una email di lavoro

Sono indispensabili quando inizi una conversazione. Diventano superflui solo dopo lo scambio di un paio di messaggi.

Cosa fare: inserisci sempre un breve, gentile saluto: “Buona giornata”, “Buon lavoro” o “I migliori saluti” e la tua firma. Puoi farlo in automatico con il programma di posta elettronica: se però è molto formale, ricordati di toglierlo quando scrivi a un collega che è anche un amico.

L'uso del maiuscolo nelle mail

Leggere una frase tutta in maiuscolo è molto sgradevole. È un po’ come se chi scrive alzasse la voce con noi per attirare la nostra attenzione.

Cosa fare: usa il tasto della maiuscola solo se la grammatica lo impone. E, se devi sottolineare un concetto o ricordare perché quello che stai scrivendo è così importante, fallo usando le parole.

La minaccia tra le righe

«Se insisti con questa idea, te ne assumerai le conseguenze». Una frase così suona come una minaccia e, nel caso di rapporti lavorativi già compromessi, fa rischiare a chi scrive addirittura un’azione legale. Non dimenticare che l’email è una prova scritta che può essere conservata ed esibita al momento giusto.

Cosa fare: evita i giudizi e le intimidazioni. Meglio utilizzare verbi al condizionale, richieste in forma di domanda e preferire il pronome “noi” che crea familiarità. Per esempio: «Apprezzo la tua soluzione, ma temo possa creare dei disguidi: potremmo trovare un’alternativa?».

La sintesi nelle email

Se ricevi un’email di 30 righe è scortese rispondere rapidamente con “ok, ciao”. L’interlocutore penserà che non hai nemmeno letto quello che ti ha inviato.

Cosa fare: sforzati di rispettare un certo equilibrio comunicativo. Quando ricevi una mail lunga e ponderata individua i passaggi fondamentali toccati dal tuo interlocutore e rispondi, anche se sinteticamente, punto per punto.

Nelle email evita l'ironia

Battute, frasi scherzose e doppi sensi messi per iscritto, non accompagnati dal tono di voce, possono risultare difficili da capire o perfino maleducati: l’ironia si perde per strada.

Cosa fare: scherza solo con chi conosci davvero bene.

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