Come si fa a tenere unita una squadra che lavora solo da remoto?

Tenere unito un team da remoto richiede capacità di gestione, mediazione e tanta, tanta flessibilità. Si parla tutti i giorni con persone che forse non si sono nemmeno mai incontrate, e questo può rendere i rapporti “meno reali” di quanto si vorrebbe.

Se sei responsabile di un team che lavora solo da remoto, sai quanto questa sfida possa essere complessa. Non si tratta solo di verificare le tempistiche di monitoraggio e i fusi orari, o gli intervalli di lavoro. Si tratta di mantenere coesa una squadra che, di fatto, in comune ha solo un progetto.

L’evoluzione del lavoro virtuale: di chi hai bisogno nel team

Che tu stia gestendo un team di autonomi o di lavoratori dipendenti, è molto probabile che ti sia trovata davanti a sfide che, gestendo un ufficio, non si sarebbero mai e poi mai presentate. Le esigenze di comunicazione sono cambiate radicalmente, ma di certo il mezzo computer aiuta parecchio ad accorciare ogni distanza. Il posto di lavoro virtuale non è più un concetto strano ed esotico: è una realtà concreta che coinvolge sempre più persone in tutto il mondo.

E tu, capo di questo “ufficio diffuso”, responsabile di qualcosa che, di fatto, ti è invisibile agli occhi, come fai ad assicurarti che tutto funzioni per il meglio? Chiami ogni singolo membro del team ogni 10 minuti, facendogli saltare i nervi? Oppure ti organizzi in maniera tale da poter costruire un clima di serenità e fiducia, dove “anche se non si vede”, si sente un senso di appartenenza?

Tenere unito un team da remoto: si può?

Chi sogna di lavorare da casa e lo fa per un po’ di tempo, spesso, si rende conto che la modalità remota ha molti pro e molti contro. Diverse persone se ne innamorato, altrettante vogliono tornare in ufficio. Il motivo di solito è uno: l’ufficio è un ambiente dove, per fortuna o per forza, si è costretti a socializzare. Ed è piacevole uscire di casa la mattina per scollarsi dal divano, o dallo studio, per incontrare persone che si conoscono, anche se magari non si condividono immense simpatie.

Le persone che amano gestire il loro carico di lavoro in autonomia, e non hanno bisogno di essere circondate da un ambiente sociale, sono invece le persone che stai cercando per il tuo team. Sono persone che sanno lavorare a distanza, circondate dal silenzio o dalla musica, ma sempre efficaci senza lo stimolo sociale dei colleghi.

Queste persone non sono così facili da trovare come sembrerebbe, ma sono il primo passo verso il team da remoto di successo. Persone auto-motivate che completano i compiti senza bisogno di avere la spinta di uscire di casa e andare al lavoro.

Tenere unito un team da remoto attraverso la comunicazione fluida

Per quanto il lavoro sia svolto in piena autonomia, talvolta con i propri tempi e modi, è importante che tu – leader del progetto – mantenga una comunicazione regolare e non intrusiva con i membri della tua squadra. Nessuna persona che lavora nel tuo team virtuale amerebbe trovarsi in una chat di gruppo costantemente intasata da messaggi e richieste, da incitazioni o da messaggi di sorta.

Lo scopo della comunicazione, in base all’urgenza, è quello di contattare tempestivamente il membro della squadra – che in orari di lavoro dovrebbe sempre essere reperibile e attivo – e accordarsi in rapidità. La gestione del team virtuale passa anche dalla fiducia del capo nella sua squadra: qualora questa dovesse venire meno, o mancare, è difficile dormire sonni tranquilli. Come si fa a sapere se una persona sta effettivamente lavorando? Se non puoi fidarti del tuo team, manca la calce che tiene insieme le fondamenta del gruppo. E allora, è necessario trovare nuovi candidati.

Il feedback del team da remoto

La comunicazione sta alla base di ogni lavoro, anche quello del team che opera solo da remoto. Il project manager dev’essere consapevole non solo di potersi fidare del team. Deve anche essere sicuro che il team stia vivendo con la stessa positività e proattività il lavoro.

In altre parole, tu devi sapere cosa loro si aspettano da te, e loro devono sempre sapere quello che tu ti aspetti da loro. Chi lavora a distanza ed è poco avvezzo a questo sistema può “smarrirsi” o “perdere la via”, specialmente se i livelli di comunicazione non sono adeguati. L’ascolto empatico e proattivo fa sì che i membri della squadra si sentano non solo strumenti, ma anche parti di un insieme. E a questo punto sarà molto più facile creare un team coeso, felice di lavorare insieme e focalizzato sulla riuscita del progetto.