Se hai mai bucato una deadline, sai quanto questo evento riesca a farti sentire di aver perso il controllo della tua vita lavorativa o privata. Imparare a organizzare il lavoro, e il tempo, è importantissimo.
Organizzazione del tempo e del lavoro: ecco l’unico modo possibile per rispettare le deadline. E molto spesso anche questa schematizzazione a comparti stagni del tuo operato neanche basta. Dovrai metterci un tocco in più: qualcuno la chiama disciplina ferrea, ma noi la chiamiamo anche botta di fortuna.
Rispettare le deadline è facile quando ne hai solo una. È quando cominciano a moltiplicarsi tra loro, intrecciarsi, confondersi, mescolarsi, che si finisce immancabilmente per fare danni. Se hai mai avuto più di una deadline da rispettare sai bene che basta mancarne una per creare un effetto domino e bucarle tutte. È scienza, non magia.
L’agenda non devi solo compilarla, devi anche leggerla
Rispettare le deadline significa comprendere il valore del tempo e fare in modo che frutti al meglio delle sue possibilità. Non solo: il tempo è una risorsa tanto finita quanto lo è la tua capacità di concentrarti. Anzi, quest’ultima è anche più ridotta del tempo che hai a disposizione.
Il tuo obiettivo è rispettare le deadline rispettando la tua intelligenza e rispettando quella degli altri. Capita a tutti di dover correre e fare le ore piccole per chiudere un progetto. Quando questa eccezione diventa lo standard, però, iniziano i guai.
Quando compili l’agenda, devi imparare a farlo in un’ottica di realismo. Solo perché mancano tre mesi alla scadenza, non significa che puoi metterne quattro la stessa settimana, per progetti totalmente diversi. Devi imparare a conoscerti e capire in che modo lavora la tua mente. Solo così sarai in grado di operare scelte consapevoli sul tuo modo di sceglierti gli impegni.
Impara a dire no per rispettare le deadline
Potrà sembrare un controsenso, ma con le scadenze che si avvicinano ti rendi conto sin da subito che la chiusura non sarà mai lineare come l’avevi immaginata quando hai scritto la data di agenda. Impara a dire no a tutti quei progetti paralleli, tangenziali o collaterali che ti verranno proposti a pochi giorni dalla scadenza, anche se possono sembrare interessanti o arricchenti. Le deadline sono già abbastanza complicate da gestire senza che tu debba fare l’eroina della situazione e sobbarcarti lavoro extra.
Per poter rispettare le tue scadenze dovrai essere onesta con te stessa, e con gli altri. Se senti che una data è troppo stretta, dillo subito. Se senti che un progetto si sta ampliando senza che la data di scadenza slitti, fallo notare. Non sei Wonder Woman, o meglio, solo un pochino, e non puoi fare i miracoli. Il tuo tempo e la tua attenzione sono risorse preziose e limitate, e devi indirizzarle nella direzione giusta.
Rispettare le deadline cominciando con largo anticipo?
La barzelletta per cui avendo molto tempo rispettare le deadline sarà più facile è frutto di una cultura della disciplina che non tutti possiedono. È vero, se la scadenza è tra tre mesi e il lavoro non è poi così monumentale, ti dirai: sì, c’è tutto il tempo. Inizierò a lavorarci due settimane prima.
E due settimane prima della consegna succederà qualcosa che richiederà tutta la tua attenzione. A quel punto ti dirai: ebbene, quello che faccio in due settimane posso farlo in una. Quindi, rimandi. Quando il filo logico dei tuoi pensieri somiglia a questo, sappi che hai appena imboccato l’autostrada verso il ritardo della consegna.
Molte persone tirano fuori una forza della disperazione, a poche ore dalla consegna, che le spinge verso sforzi erculei e degni di nota. C’è chi in una notte riesce a svolgere tutto il lavoro di una settimana, ma con l’età che avanza dobbiamo essere oneste con noi stesse. Non siamo più flessibili come una volta, e il caffè dello studente dopo i 30 anni è praticamente cianuro.
Scadenze intermedie personali
Se ritieni di avere “molto tempo” per svolgere un’attività, è assai probabile che prenderai sotto gamba la deadline. E questo ti indurrà nella tentazione irresistibile di procrastinare. Un buon consiglio che possiamo dare è quello di prenderti le giuste scadenze intermedie. Se il cliente non è interessato, dattele da sola.
Fai in modo di arrivare a pochi giorni dalla scadenza con il lavoro fatto, o comunque quasi del tutto svolto. Stimare le quantità di lavoro che si può svolgere ogni giorno è difficilissimo, specie tra una consegna e l’altra. E specie quando la tua testa non è avviluppata dal terrore. Tutti noi lavoriamo molto più velocemente quando la scadenza ci alita addosso.
Ecco perché le scadenze intermedie possono essere la tua salvezza: possono aiutarti a evitare i tempi morti e, al tempo stesso, ti permetteranno di superare ogni possibile imprevisto. Perché gli imprevisti si chiamano così perché non sono programmabili.
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