5 buoni consigli per organizzare una perfetta riunione da remoto

Quando si tratta di lavoro il tempo non è mai troppo. Impegni improvvisi, meeting che si sovrappongono, assenze dell’ultimo momento. Ma organizzare una perfetta riunione da remoto può essere la chiave per risolvere tutti i nostri problemi.

Ecco cinque ottimi consigli per dare vita ad un perfetto job meeting virtuale. Per ottimizzare i tempi, ridurre le distanze e soprattutto rendere più efficace il lavoro del team.

Dotarsi della giusta tecnologia

Il Covid ha reso necessario ridisegnare schemi e paradigmi lavorativi che in epoca pre-pandemica privilegiavano di gran lunga il face to face, quando possibile.

Quarantene, isolamenti e misure restrittive delle libertà individuali hanno invece incentivato la possibilità di muoversi sul web, di sperimentare nuove piattaforme digitali e di incontrarsi in maniera sempre più interattiva, comodamente seduti alla propria scrivania di casa. In definitiva, la tecnologia ha reso possibile lavorare da casa.

Ma organizzare una perfetta riunione da remoto non è facile come sembra. E, innanzitutto, occorre dotarsi dei device giusti e della tecnologia che meglio si adatta alle esigenze del team di lavoro.

Vietato quindi improvvisare. Il mercato offre un’ampia selezione di piattaforme audio e video tra le quali poter scegliere per avere una videoconferenza di qualità.

In cui tutti gli interlocutori abbiano la possibilità di vedersi, interagire, dare il loro contributo condividendo file multimediali. E in cui sia possibile anche registrare alcuni momenti significativi della riunione, per gli assenti o in caso di eventuali problemi di linea.

Il fattore imprescindibile rimane infatti quello di avere una connessione internet resistente a qualunque imprevisto.

Anticipare i punti chiave della riunione

A meno che non si tratti della comunicazione di orari più flessibili e stipendi più alti (e non si voglia rinunciare all’effetto sorpresa), per organizzare una perfetta riunione da remoto è necessario che tutti siano informati dell’ordine del giorno.

Sapere su cosa verterà l’incontro, conoscere i punti chiave che verranno analizzati consentirà infatti a ciascun membro del team di avere una partecipazione proattiva e utile all’intera squadra di lavoro.

Così facendo, proprio come accadrebbe in ufficio, ognuno avrebbe un ruolo assegnato, un argomento specifico da analizzare e quindi la responsabilità di raccogliere preventivamente tutte le informazioni di cui si ha bisogno.

A differenza dei luoghi di lavoro fisici infatti, una volta terminata la riunione di lavoro da remoto, ognuno rimane a casa propria faccia a faccia con i propri dubbi, le domande che avrebbe voluto porre e non ha fatto, le obiezioni che non ha avuto modo di esporre.

Preparare i singoli partecipanti ai temi che verranno affrontati nel corso del meeting significa dar loro l’opportunità di essere più coinvolti nel corso dell’incontro, e rendere più efficace la riunione da remoto.

Rispettare i giusti tempi e modi

Inutile negarlo: chi dice che l’home office è una pacchia non ha capito nulla. E lo testimoniano i tempi dilatati con cui la maggior parte dei lavoratori ha dovuto fare i conti durante lo smart working dovuto alla pandemia.

E smart working ha significato, e significa tutt’ora, riunioni da remoto. Se lavorare a distanza è quindi diventato parte integrante di una strategia aziendale che guarda al lungo periodo, saper organizzare una perfetta riunione da remoto diventa fondamentale.

Secondo uno studio di Sharp Europe un’impiegato medio trascorre infatti 17 ore al mese in riunioni, di ogni genere e tipo. Dato che però, per le riunioni da remoto nello specifico, è soggetto a variazioni sicuramente maggiori.

Stabilire e rispettare i giusti tempi diventa quindi fondamentale. Iniziare all’ora prestabilita, non perdere troppo tempo in chiacchiere, rispettare l’ordine del giorno, adottare un comportamento che non faccia perdere tempo a nessuno. E anche un dress code che rispetti la formalità del momento.

Non interrompere gli altri mentre parlano, dare a tutti la possibilità di intervenire, non abbandonare in continuazione la postazione sono tutti comportamenti che rientrano nella categoria della gentile cortesia da adoperare, sia dentro che fuori dal web.

Includere il giusto numero di partecipanti

Come nelle feste più riuscite, per organizzare una perfetta riunione da remoto è fondamentale scegliere bene i partecipanti, tenendo conto di numeri e ruoli.

Perché l’incontro sia efficace occorre che partecipino solo le persone che rivestono un ruolo attinente con l’argomento trattato in riunione, e che non siano troppe.

Troppe voci infatti difficilmente formeranno un coro intonato, e ancora più difficilmente andranno a tempo. Due caratteristiche che invece sono fondamentali affinché la riunione abbia successo.

Predisporre una fase di follow up

Pianificare, fare, misurare, migliorare. In due parole rubate al management, Metodo PDCA (Plan, do, check, act).

Una delle fasi più spesso sottovalutate è quella del follow up, un passaggio invece importantissimo per garantire che quanto pianificato e deciso in riunione si trasformi in azioni concrete.

Stilare un sum-up della riunione, evidenziare i punti chiave e le azioni da implementare, raccogliere i feedback.

Sono tutti dei modi per verificare che lo scopo del meeting sia stato raggiunto, e che ci siano tutti i presupposti per procedere all’azione.

Un’azione che partendo dal confronto si spinge così verso un continuo miglioramento.