Come rendere utile (ed efficace) una riunione di lavoro

Tenere una riunione di lavoro efficace è fondamentale per un team affiatato. Ti permette di tenere traccia di ogni cambiamento e di ogni oscillazione. Ti consente di raddrizzare il tiro su determinati argomenti, anche delicati, e tiene uniti i tuoi collaboratori che sentono di essere coinvolti nel progetto.

Organizzare, quindi, un incontro che sia utile a tutti è molto importante per la sua buona riuscita. Per riuscire in questo intento, ti servirà un piano molto preciso di tutti gli argomenti da toccare, con un ordine del giorno che possa rispondere alle diverse esigenze alle quali devi far fronte. Scopriamo insieme come fare per radunare il tuo team e tenere sempre fissi i tuoi obiettivi.

Dai importanza a ogni riunione

Prima dell’organizzazione, valuta attentamente se davvero valga la pena incontrarsi e se ci sono tutti i motivi validi per mettere insieme il tuo gruppo. Cerca di invitare tutte le persone indispensabili ma decidi quelle che non possono proprio mancare alla riunione.

Spesso, si ritiene che un incontro sia utile anche solo per “vedersi”, ma non è così. Occorre spezzare la routine che si è creata per portare qualcosa di nuovo e di efficace, senza rimanere ancorati alle tradizioni del passato. Potrebbe capitarti, infatti, che sia sufficiente una sola mail per aggiornare il gruppo o fornire un rapporto della situazione. Se invece hai bisogno di un feedback da parte dei tuoi collaboratori, un messaggio di posta elettronica potrebbe non essere sufficiente.

Definisci gli obiettivi

Non è consentito andare alla cieca. Ogni riunione deve avere la sua struttura, chiara e precisa, o perlomeno devono essere chiari gli obiettivi che stai cercando di perseguire. Gli incontri con il personale non possono essere di natura generica: hai bisogno di qualcosa di cui parlare e dev’essere nuova. Prima di organizzare e radunare il gruppo, compila un ordine del giorno da tenere sempre a portata di mano.

Assumiti la responsabilità

Perché una riunione sia efficace, c’è bisogno di una leader forte che guidi l’incontro. Non ne esistono di utili senza una buona leadership. Chiarisci subito quali siano i tuoi obiettivi e parla in modo chiaro – anche se sintetico – ed elenca gli argomenti utili e interessanti per tutti.

Mostrati rispettosa del lavoro altrui e datti un tempo. Controlla anche l’andamento della discussione e riporta il discorso sui binari giusti, rispettando però l’opinione di tutti che è importante per la definizione corretta dell’ordine del giorno.

Favorisci la partecipazione

Cerca di coinvolgere tutti i partecipanti, anche perché l’obiettivo della riunione è quello di radunare tutte le teste del tuo team e avere un feedback da ognuna di loro. Oltre a essere indispensabile, è anche educato nei loro confronti.

Non imporre la tua opinione ma costruiscine una che contenga il pensiero di tutti. La decisione finale dovrebbe essere – auspicabilmente – di gruppo quindi lavora perché tutti possano dire la loro e contribuire al raggiungimento di una soluzione che sia condivisa dal team. Resisti alla tentazione di scartare una parte delle idee, anche se sul momento ti sono sembrate inadeguate, e cerca di trasformarle in qualcosa che possa essere utile per il gruppo.

Assicurati di informare tutti

Tutti devono sapere qual è il passo successivo da compiere. Concludi la riunione chiedendo un riscontro a tutti e sii certa che sia stato utile per tutti i presenti. Chiedi anche se, nel caso, si potrebbe fare meglio la volta successive.

Prepara anche una relazione nella quale racconti tutto quello che è accaduto, rinforzando i punti che possono essere migliorati. Decidi se inviare questo rapporto a tutti, perché abbiano un promemoria di quello di cui avete appena discusso.

Rendi la riunione produttiva

Non lasciare che l’incontro risulti un fatto a sé stante e fai capire che saranno messe in pratica tutte le decisioni prese durante la riunione. È facile lasciare la stanza e dimenticarsi di tutto quello che si è deciso, quindi spetta a te tenere vivo l’interesse di tutti. Anche senza mandare un resoconto di quello che avete deciso insieme.

Non avere paura di annullare l’appuntamento

Fare una riunione non è un obbligo quindi, se si presentano i presupposti, non avere timore ad annullare o rinviare. Sentiti libera di spostare l’appuntamento se:

• Uno dei membri chiave non può partecipare e non puoi fare a meno della sua presenza. Scegliere le persone giuste è infatti cruciale perché tutto fili nel modo giusto. La buona riuscita dell’incontro è subordinata al coinvolgimento delle risorse più importanti;
• Non hai stabilito con abbastanza anticipo l’ordine del giorno, quindi rischi di far cadere nel vuoto tutte le decisioni da prendere;
• Non hai chiari i tuoi obiettivi: le riunioni meramente informative potrebbero annoiare i presenti o dare l’impressione che l’incontro sia una perdita di tempo. Avere un focus è quindi cruciale per la sua buona riuscita;
• Puoi fare lo stesso lavoro più rapidamente o meglio, ad esempio via e-mail o per telefono;
• Non hai a disposizione uno spazio adeguato per la riunione.