Trello è la app per gestire progetti di gruppo

"Ogni giorno più smart" è un progetto di Donna Moderna. Sul web, sul magazine e sui social ti accompagniamo alla scoperta degli strumenti digitali che ti permettono di restare a casa ma anche di vivere da protagonista tutto quello che succede nel mondo.

Lo smart working è ideale per chi lavora in autonomia. Ma quando devi condividere a distanza scelte, problemi e soluzioni con un gruppo di persone, le cose si complicano e rischi di passare il tempo a scrivere mail o a rispondere a telefonate o messaggi WhatsApp. Per fortuna esistono applicazioni software che ti danno una mano a organizzare tutto senza impazzire o perdere pezzi. Trello, per esempio, è disponibile gratuitamente sul web e ti aiuta davvero, mettendoti in connessione con il tuo gruppo.

Mi spiego meglio. Sei alle prese con un progetto? Per iniziare, avrete fatto un brainstorming e annotato in una lista le cose da fare. Avrete sicuramente anche già pensato a chi assegnare i vari compiti e fissato delle scadenze. Immagina tanti post-it con queste informazioni appese a una lavagna. Tutto sembra sotto controllo, ma è solo l'inizio. Strada facendo dovrete confrontarvi per aggiungere elementi, capire a che punto siete, cosa manca da fare, perché un'attività è in ritardo e così via. Con Trello puoi portare avanti ogni progetto condiviso, centrando senza fatica l'obiettivo. Se vuoi provarla anche tu acccendi il pc e seguimi passo passo.

6 step per usare Trello

1. Collegati a trello.com, poi registrati per creare un account. Un consiglio? Scarica subito anche l'app Trello sul tuo smartphone così, usando lo stesso account che avrai creato da desktop, hai sempre a portata di mano tutte le informazioni che ti servono e potrai lavorare al progetto da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

2. Dopo aver effettuato l'accesso dal browser, ti ritrovi nella schermata principale di Trello. La prima cosa che devi fare è creare la Bacheca del tuo progetto. Esattamente come se avessi una lavagna, qui vai ad annotare il contenuto dei tuoi post-it. Schiaccia il pulsante (+) in alto a destra per aprirne una nuova e darle un nome. Assicurati che accanto al lucchetto ci sia scritto "pubblica", così sarà accessibile a tutti i membri del team, che dovranno coordinare il progetto a distanza.

3. Il prossimo passo è creare, all'interno della Bacheca, delle Liste. Qualunque sia il tuo progetto, per portarlo avanti ne servono almeno tre. La prima per elencare tutte le cose da fare (To do), la seconda per vedere lo stato di avanzamento dei lavori (Doing), la terza per archiviare quelli completati (Done). Per creare le Liste clicca su Aggiungi Lista e assegna un nome diverso a ciascuna. Per esempio, puoi aggiungere una quarta, nominarla - sempre come esempio - "Da valutare" e usarla per annotare nuove idee, quelli che non sono ancora veri e propri compiti ma che potrebbero diventarlo.

4. In ogni Lista, puoi creare varie Schede, ovvero spazi dove ogni membro del team può inserire tutto ciò che ha a che fare con l'attività che sta seguendo. Oltre alla descrizione, per ogni scheda puoi aggiungere utenti, allegare file e date di scadenza. Una cosa utile sono le checklist che contraddistinguono i compiti finiti. Mettendo il segno di spunta, tutti i partecipanti sapranno che il lavoro è stato completato. Trello è comodo perché ti permette di spostare i tuoi appunti da una Lista all'altra, semplicemente tenendo il dito premuto su di essa e trascinandola. Puoi anche identificare alcune schede con una stella per segnalarle come importanti.

5. Un consiglio? Impara fin da subito a usare le Etichette di Trello. Per esempio, si può abbinare un colore a ogni partecipante, così a colpo d'occhio si capisce subito chi sta facendo cosa. Ma puoi anche decidere di mettere in verde le attività che hai già svolto oppure dare ai vari compiti un grado di priorità o urgenza (verde=bassa, gialla=media, rossa=alta). Le Etichette semplificano la visualizzazione della Bacheca rendendola davvero intuitiva.

6. Dopo aver creato la struttura della tua app con la Bacheca, le Liste e le Schede, invita su Trello le persone che dovranno lavorare al progetto con te. Clicca sul pulsante Invita e inserisci la mail dei membri del team. Nel giro di qualche secondo, riceveranno via mail un link per partecipare al vostro gruppo di lavoro, così potrete condividere le informazioni, darvi compiti e vedere lo stato di avanzamentodel progetto. La cosa più comoda di questa app è proprio la possibilità di condividere con una o più persone quello che state facendo. Puoi farlo con l'intera bacheca oppure solo con una scheda del progetto. Puoi anche creare dei sottogruppi, che vedono solo la parte del lavoro che li riguarda. Qualsiasi collaboratore può fare dei commenti direttamente nella Scheda così rimane tutto tracciato.

E quando diventi esperta?

Puoi migliorare l'esperienza del gruppo di lavoro, all'interno di Trello, usando i Power Up. In pratica sono dei tool gratuiti che possono essere integrati nell'app per renderla più funzionale. Due di questi probabilmente li usi già: Google Drive e DropBox ti fanno condividere e organizzare i file necessari per il progetto. Inoltre, Trello ha anche funzionalità extra. Con Calendar, per esempio, puoi visualizzare in un calendario settimanale tutte le scadenze assegnate alle varie Schede. Voting, invece, permette ai membri della bacheca di votare a una certa scheda.

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