La nostra mentor Cecilia Sardeo ci svela tutte le migliori strategie per imparare a gestire il nostro tempo nel modo migliore

Sapevi che trascorriamo chinati sullo smartphone una media di 23 ore a settimana? Praticamente l’equivalente di un lavoro part time... prova solo a pensare a quanti minuti fa hai guardato il tuo telefonino!
Aspetta, forse stai leggendo questo approfondimento dal tuo telefonino (nel qual caso fai bene a continuare ;-)).
Che c’entra tutto questo con il time management? Più di
quanto immagini!

L'iperconnessione

Essere interconnessi h24, potersi sentire e vedere a distanza, poter gestire un’intera azienda da remoto sono opportunità incredibili, a condizione però che manteniamo un sano equilibrio nel rapporto con le piattaforme che ci consentono di fare tutto questo.
La conseguenza di un’esposizione continua alle modalità di funzionamento di queste piattaforme infatti, genera una frammentazione continua della nostra attenzione.
Perché la cosa dovrebbe preoccuparci? È presto detto!
Quando trascorriamo lunghi periodi di tempo in uno stato di attenzione frammentata (ad esempio tirando fuori il telefono di continuo o interrompendo ciò che stiamo facendo per dare una veloce occhiata ai feed di Instagram) si riduce irrimediabilmente anche la nostra capacità di concentrazione.
E il fatto che nessuno se ne stia accorgendo non lo rende un
problema meno pressante.

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La distrazione come condizione di normalità

Viviamo in un mondo DOMINATO dalla distrazione al punto che la distrazione è diventata uno stato normale.
Il risultato?
Il tempo non basta mai, mentre continuiamo spossati a rincorrere e inseguire altre cose da fare, senza muoverci di un passo! No, non sono vaneggiamenti di un’imprenditrice digitale che trascorre decisamente troppo tempo davanti al telefonino.

La scienza afferma che ogni volta che spostiamo la nostra attenzione (per scelta o più spesso per abitudine) da un’azione A ad un’azione B, la nostra concentrazione non segue allo stesso modo. E infatti quello che viene definito un residuo di attenzione, rimane ancorato all’azione precedente trascinandoci nella zona grigia.

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La zona grigia è quella in cui il nostro focus è totalmente diviso tra 2 cose, così che diventa impossibile dare il nostro 100% in una come nell’altra. E questo ci porta ad impiegare molto più tempo per finire qualunque cosa e a farla molto peggio di quanto non saremmo capaci se solo avessimo concentrato la nostra attenzione solo lì.

Se poi pensi che questo residuo di attenzione continua a verificarsi ad ogni passaggio da una task all’altra, più frequente è questo passaggio, più tutti i tuoi traguardi diventano più faticosi da raggiungere.

Non solo, ma in questo cambio continuo si esauriscono anche le nostre riserve di energia e forza di volontà e diventa quasi naturale procrastinare… perché oggi non è giornata!

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Come restare in focus

La soluzione definitiva per preservare la qualità del nostro FOCUS esiste e può riassumersi in una formula condivisa da Cal Newport nel suo libro Deep Work.
La formula dice:

Lavoro di alta qualità = (tempo investito) * (intensità del focus)

In parole semplici: massimizzando il focus possiamo massimizzare risultati che produciamo per unità di tempo speso. Questo significa fare meglio e di più in meno tempo, stancandosi la metà!

Per chi di noi si barcamena sempre tra mille cose, questa è una vera rivelazione!
Vediamo allora come possiamo riuscire ad applicare questa formula a prescindere da quante cose dobbiamo gestire, quante persone dobbiamo coordinare, quante telefonate dobbiamo fare o quanti eventi dobbiamo organizzare.

1) Abbraccia i momenti di vuoto

Una prima cosa che possiamo cominciare a fare, è allenarci a resistere alla tentazione di prendere in mano il telefono durante i momenti attesa o di noia. Provaci mentre sei in coda da qualche parte, o mentre stai aspettando qualcuno.

2) Abbraccia i momenti di transizione

Quando hai finito una cosa e stai per passare a quella successiva, resisti alla tentazione di riempire il vuoto con un’occhiata a quanti commenti e mi piace ha raggiunto il tuo ultimo post, o con la risposta rapida ad un’email o un messaggio whatsapp.

Prenditi 3 minuti di pausa, da ogni schermo e conversazione, per schiacciare il pulsante reset e immergerti nel prossimo focus al 100% invece che a metà perché ti stai portando dietro un residuo di attenzione che ti impedisce di dare il massimo nel tempo che hai a disposizione.

3) Programma blocchi di tempo ininterrotto (ininterrotto davvero!)

Quando è stata l'ultima volta che hai trascorso 30 minuti SENZA
INTERRUZIONI?

L’abbiamo già detto, ma vale la pena ripeterlo ancora una volta: siamo sempre più dipendenti dai nostri dispositivi intelligenti. Saltelliamo da una cosa all’altra a suon di notifiche, senza renderci conto che la distrazione è un’altra forma di pigrizia! Ed è anche molto insidiosa perché ci da l’impressione di essere produttivi quando in realtà siamo solo… occupati!

Lavorare in questo modo è un po' come fare un passo avanti e 2 passi indietro, mentre ci chiediamo perché non vediamo progressi nelle cose che contano davvero per noi.

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Se consideri che ogni volta che veniamo interrotti il nostro cervello impiega circa 20 minuti per tornare completamente concentrato su ciò che stava facendo con lo stesso focus di prima, è facile rendersi conto che 45 minuti di tempo ininterrotto sono molto più preziosi di 6 ore di lavoro continuamente interrotte.

Quindi, la singola cosa più importante che puoi fare per creare spazio nella tua giornata è pianificare ogni giorno almeno almeno 3 blocchi di tempo ininterrotto di 45 minuti da dedicare ai tuoi progetti più importanti.

4) Segui la regola del 6

Questa idea è ispirata al sistema di Ivy Lee e personalmente la applico con enormi soddisfazioni soprattutto al lavoro. Alla fine di ogni giornata, preparo una lista di massimo 6 cose che intendo finire il giorno dopo. 6 è un numero magico perché è abbastanza grande per assicurarmi di fare ciò che è importante senza disperdermi in tante piccole cose che possono aspettare, e abbastanza piccolo per non sentirmi sopraffatta.

Cosa succede ogni volta che aggiungo alla lista più di 6 cose?

Che non penso ad altro che ad accorciarla e finisco per dare la priorità a cose di poca importanza, solo perché sono più facili e veloci da rimuovere.

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Se riesci a fare più di 6 cose, ottimo! Se non le finisci tutte, bene lo stesso!
Fai solo attenzione a una cosa: se qualcosa resta nella tua lista, per più di 4 giorni di seguito, è bandiera rossa! Significa che è il momento di decidere se eliminarlo o delegarlo a qualcun altro.

Se da un lato non possiamo esercitare alcun controllo sul tempo che abbiamo a disposizione, possiamo però scegliere come utilizzarlo. E il momento migliore per iniziare, è adesso!

Buon lavoro!

Cecilia Sardeo
Cecilia Sardeo
Imprenditrice Digitale

Imprenditrice digitale da 10 anni, fondatrice di Biz-Academy.it, Cecilia è alla guida di una tribù online di oltre 250mila utenti attivi con cui condivide strumenti per la propria crescita personale e professionale.

Gestisce i suoi progetti da remoto, insieme a un team di talenti sparsi nel mondo e di recente ha racchiuso tutte le sue conoscenze pratiche in una business academy digitale tutta al femminile, per aiutare centinaia di altre donne a fare lo stesso.

Il suo motto? Se aspetti di sentirti pronta, potresti finire per aspettare una vita.

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