6 modi semplicissimi per ridurre lo spreco di carta quando sei in ufficio

Tutti quei cestini sotto la scrivania colmi di cartacce sono una costante di uffici o postazioni di lavoro ricavate tra le quattro mura domestiche. Lo spreco di carta è davvero un problema, soprattutto per l’impatto sull’ambiente. In effetti, la carta costituisce la maggior parte dei rifiuti non riciclati generati dagli uffici. Secondo una ricerca, un impiegato nel Regno Unito utilizza fino a 45 pezzi di carta al giorno, e due terzi di questi vengono buttati. Come fare per cambiare rotta e ridurre lo spreco di carta? Prima di tutto è necessario modificare il modo in cui la smaltiamo, ridurne l’uso o, meglio ancora, imparare a non usarne. Ecco sei modi per ridurre lo spreco di carta sul posto di lavoro, che puoi adottare anche tu.

Evita di stampare

Uno dei modi per ridurre lo spreco di carta è quello di non far partire la stampante, se non strettamente necessario. Per alcuni stampare documenti, ordini del giorno o presentazioni dei meeting è diventata un’abitudine. Ma se ci pensiamo, quelle dispense servono giusto il tempo di una lettura ad alta voce. La maggior parte delle volte questi documenti vengono abbandonati in sala riunioni o gettati via. Una soluzione potrebbe essere quella di aggiungere l’agenda all’invito Outlook. Oppure si può inviare in anticipo ai partecipanti la presentazione tramite posta elettronica. Avere una copia software consentirà loro di aggiungere note o commenti. In questo modo, inoltre, il documento potrà essere consultato anche in seguito. La tecnologia è un valido aiuto contro l’inutile spreco di carta: schermi tv e laptop connessi per mostrare proiezioni in grande formato, ne sono un esempio. 

Prendi appunti, ma non su carta

Le nostalgiche di penna e taccuino dovranno rivedersi. Un valido modo per ridurre lo spreco di carta mentre si lavora, ma anche in ambito domestico, è quello di prendere appunti senza carta e penna. Anche in questo caso è la tecnologia a fornirci la soluzione. Uno strumento come Evernote, ad esempio, ci dà la possibilità di gestire i nostri appunti su più dispositivi. Collaborare e condividere note con il tuo team di lavoro è facile: se stai cercando un’app che assomigli più a un taccuino di carta, l’ideale è Microsoft OneNote, in cui puoi organizzare un archivio elettronico di appunti ordinato in cartelle codificate con colori per argomenti. Inoltre, ti offre il vantaggio della formattazione dei caratteri e della funzionalità del programma di Microsoft. Un altro ottimo strumento per risparmiare in carta è Google Keep, perfetto durante le riunioni -in presenza o in video- per la capacità di creare foto e note vocali. Una funzione piuttosto utile, che ti evita la fatica di dover digitare le note in seguito. E quando devi firmare o far firmare dei documenti al capo, basta usare programmi come DocuSign: puoi accedere ai documenti e avviare il processo di firma digitalizzata dei documenti stessi praticamente su qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Archivia online o nel cloud

Se eviterai di stampare file in continuazione, riuscirai a gestire un archivio online in maniera efficace (senza perdere fogli e documenti!). Molte aziende stanno adottando programmi di archiviazione di file online, come esempio Box e Google Drive. Box ha funzionalità molto simili ad altri prodotti di archiviazione basati su cloud, ma ci consente di avere il controllo completo dei nostri dati. Ci permette di archiviare i documenti in modo sicuro, riducendo lo spreco di carta. Google Drive è ampiamente utilizzato, probabilmente perché puoi memorizzare più formati, modificare online utilizzando funzioni di formattazione semplici e condividere documenti o cartelle con il tuo team o una sola persona. Inoltre, anche ottenere 15 GB di spazio di archiviazione gratuitamente è un plus apprezzabile.

Cambia posto e non accumulare

L’hot desking è in realtà un ottimo modo per ridurre al minimo l’uso della carta. Di cosa stiamo parlando? Della sedia che scotta, o meglio: della scrivania. Potrà sembrare un consiglio difficile da comprendere, ma più ti sposti, in ufficio o all’interno di casa, e sei accompagnato da un device su cui scrivere, meno sarai portata ad accumulare pile di carta e documenti.

Ricicla la carta

Anche se hai messo in pratica tutte le buone maniere per ridurre lo spreco di carta, ci saranno sempre fogli o post it che necessitano di un corretto smaltimento. La carta è un materiale altamente riciclabile, per questo non deve finire nel cestino della spazzatura assieme alle bustine del tè, ma in appositi contenitori.

Pensiero green

Sebbene l’hot desking sia utile, ciò che aiuta davvero è avere una cultura che rafforzi il messaggio green, un pensiero consapevole che ci guidi nelle azioni quotidiane. Il resto verrà da sé, come naturale conseguenza. Oltre a non sprecare risme di carta, ci sono diversi accorgimenti da mettere in pratica: conservare i file stampati e utilizzarli sul retro (se qualcuno li ha già stampati, almeno riutilizziamoli quando è possibile!); non riempire gli armadietti di cancelleria (plastica a profusione), come penne, evidenziatori e notes: un piccolo passo per fare del bene all’ambiente.