Galateo del messaggio vocale: quanto deve durare e cosa deve contenere?

Inutile negarlo: in quanto a comodità, il messaggio vocale è imbattibile. Del resto, basta tenere premuto il pulsante del microfono per comunicare tutto ciò che vogliamo, con il minimo sforzo. Certo, quando si tratta di ascoltare, la praticità viene decisamente meno. Ecco perché dovremmo rispettare alcune regole di buona educazione. Anche tu, sebbene ti sia sempre vantata di essere una purista del testo scritto, alla fine hai ceduto alle note vocali? Allora dovresti conoscere il galateo delle voice notes per non commettere più errori.

Non superare i tre-quattro minuti

Ricorda: per quanto tu sia importante e per quanto ciò che hai da raccontare sia interessante, gli altri hanno una loro vita a cui pensare. Quindi, evita di mandare messaggi interminabili. Se hai molto da dire chiama.

La lunghezza ideale per un messaggio vocale? Non superiore a tre-quattro minuti, specie se non hai grandissima confidenza con i destinatari.

Suddividi gli argomenti

Se hai molte cose da dire e non hai proprio modo di fare una chiamata, registra più vocali. Per esempio, puoi suddividere gli argomenti e dedicare un singolo messaggio vocale a ciascuno di essi. In questo modo, eviti di scoraggiare il tuo interlocutore che, al solo vedere la scritta 10 minuti lampeggiare sul suo schermo, potrebbe fingere un blackout.

Fra l’altro, organizzare i messaggi con ordine migliora la loro comprensione. Questo potrebbe tradursi anche in una risposta migliore alle tue richieste, qualunque esse siano.

Il messaggio vocale non deve essere troppo corto

Verissimo: il messaggio vocale non deve essere troppo lungo. Lo abbiamo appena scritto. Ma non deve essere nemmeno troppo corto. Se il vocale che non vedi l’ora di inviare è inferiore a cinque parole o addirittura è solo un suono non serve che lo invii: può bastare un’emoticon o un breve messaggio scritto.

Certo, per te che magari stai guidando o correndo è comodo dire “grazie”, “hai ragione” o “quando ci vediamo” invece di scriverlo. Ma per chi sta dall’altra parte, e forse è stato costretto ad allontanarsi per sentire il tuo vocale, può essere frustrante scoprire che non contiene nulla di significativo.

Non divagare

Se vuoi salutare saluta, se vuoi fare una domanda falla, se vuoi commentare commenta. Non perderti in divagazioni inutili, che fanno perdere tempo e pazienza al tuo destinatario, e focalizzati su ciò che vuoi dire. Solo così il tuo messaggio vocale sarà davvero efficace e non rischierà di irritare ulteriormente chi lo riceve.

Prima di registrare raccogli le idee e sgombra la mente. Così andrai dritta al sodo, senza rischiare di fare premesse chilometriche o di aprire mille parentesi. 

Rimani concentrata

Hai presente quella sensazione fastidiosa che provi quando ascolti un messaggio vocale particolarmente lungo pensando che contenga delle informazioni essenziali e, invece, alla fine scopri che per l’80% è fatto solo di “eh”, “ah” e sospiri?  Ecco, allora evita di produrre anche tu note vocali su questa lunghezza d’onda.

Un messaggio vocale pieno di pause e interruzioni è snervante. Quindi, concentrati, fai un bel respiro e solo a questo punto inizia a registrare.

Non esibirti in strane performance

Se all’altro capo del telefono non c’è il tuo partner, la tua mamma o la tua migliore amica, evita di esibirti in performance canore o di altro tipo. Risparmia al tuo interlocutore certe scenette imbarazzanti.

E non dimenticare: il messaggio vocale resta, per cui potrebbe non essere una saggia idea lasciare tracce compromettenti.

Controlla il tono della voce

I messaggi vocali, a differenza dei messaggi di testo, lasciano meno spazio a interpretazioni errate. Il tono, infatti, può essere decifrato più facilmente. Quindi, regolati di conseguenza. In questo caso, non basta controllare le parole.

Per esempio, se non riesci a controllare la tua rabbia ma non vuoi farla trapelare non usare un tono troppo alto o concitato. Se vuoi apparire sicura, evita tremolii e toni bassi, appena sussurrati.

Non usare il messaggio vocale per appagare il tuo ego

Il messaggio vocale è un ottimo espediente per comunicare con persone che vivono in un fuso orario diverso o, semplicemente, che hanno ritmi diversi dai tuoi. Ma non sono la “panacea” della comunicazione. Ovvio, puoi usarli anche con chi è a più a portata di mano, ma senza esagerare.

I messaggi vocali non devono essere un modo per dare sfogo al tuo ego tramite un monologo autodiretto pieno di riflessioni, rivelazioni ed elucubrazioni mentali.

Nel messaggio vocale non sbilanciarti

Ricorda: in un messaggio vocale mai fare promesse che non sei certa di poter mantenere. Le note vocali, al contrario delle telefonate, forniscono al destinatario prove concrete della tua inaffidabilità. Fai dunque estrema attenzione a ciò che dici.

Questo non vale solo per la parola data, ma per qualsiasi cosa. Il tuo destinatario potrebbe usare il messaggio vocale come prova contro di te.

Messaggio vocale, tre regole di “sopravvivenza”

1. Se ogni tuo messaggio vocale a una determinata persona riceve sempre risposte scritte, forse non stai seguendo la strada giusta. Probabilmente, chi sta dall’alta parte odia i vocali. Cerca allora di adeguarti al tuo interlocutore e smetti di inviargli audio. Devi imparare a farti capire.
2. Se sai che l’altro si trova in una situazione “scomoda” non mandargli un messaggio vocale. Opta per il testo scritto.
3. Nelle chat di gruppo evita i vocali: pensa alla reazione a catena che potresti innescare!