Come affrontare una riunione spinosa con il tuo capo (e imparare qualcosa)

Ti senti a tuo agio nel tuo ambiente lavorativo, ma non sai come affrontare una riunione spinosa con il tuo capo? Può succedere, perché anche nelle dimensioni più idilliache, capita che subentrino questioni e problemi a dir poco scomodi.
Cerca di non farti prendere dall’ansia, perché è proprio nelle situazioni più complesse che devi mostrarti lucida e avere il giusto distacco.
Tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare, è vero. Ecco perché potrebbe esserti utile leggere questi consigli. Potrebbero aiutarti a trasformare l’incontro che ti preoccupa in un momento di crescita, sia professionale sua personale.

Prepara una lista dei punti da toccare

Le liste sono uno dei trends del benessere emotivo. Ti aiutano a alleggerire la mente, mettere ordine le idee e organizzare le tue attività. Se ti trovi alla vigilia di un colloquio di lavoro che ti preoccupa e non sai come affrontare una riunione spinosa con il tuo capo, comincia da un elenco.

Se prepari una lista con gli argomenti di cui dovete parlare, avrai maggiore controllo della situazione, anche se a convocare la riunione è stato il tuo capo. Meglio che tu non ti faccia trovare impreparata e anzi, tu sia nella condizione migliore per sfruttare l’incontro. Una lista dei punti da toccare è un ottimo modo per gestire il tempo che hai a disposizione al meglio. Non affidarti alla memoria, ma scrivi un elenco su carta. Ti aiuterà a mantenere la calma, elemento che certo non guasta se devi affrontare una riunione spinosa con il tuo superiore.

Se sei stata convocata all’ultimo momento e non hai idea (né hai avuto tempo) di prepararti al colloquio, puoi rimediare facilmente. Non c’è nulla di male nel fare domande e chiedere quali sono i temi che verranno affrontati, basta farlo nel modo corretto. Motiva questa richiesta spiegando che vuoi presentarti preparato, nessuno ti negherà una risposta e tu farai una bella figura.

Sfrutta la tua intelligenza emotiva

Hai preparato la lista, quindi puoi contare su un elenco lucido e ragionato di punti? Molto bene, ora puoi concentrarti alla gestione delle emozioni. Per affrontare una riunione spinosa con il tuo capo al meglio, prova a pensare che anche il tuo superiore potrebbe essere un po’ teso in vista di un incontro delicato. Affinché l’atmosfera del colloquio faciliti la comunicazione, sfrutta la tua intelligenza emotiva. Si tratta della capacità più o meno accentuata in ognuno di noi di riconoscere e gestire le emozioni proprie e degli altri.

Se ti metti nei panni del tuo capo, sarai in grado di comprendere le sue posizioni e i suoi comportamenti. In questo modo, potrai gestire al meglio (e con maggiore padronanza) il dialogo. Vuoi un esempio di applicazione dell’intelligenza emotiva? Potresti provare a sostituire tutti i «ma» che affollano i discorsi con un semplice «e». È solo un dettaglio, ma trasforma una contrapposizione («ma») in una congiunzione «e», che crea un collegamento non solo verbale ma anche emotivo.

Se hai invece un’opinione completamente diversa dal tuo capo, non devi zittirti. Un dialogo, per quanto delicato, è utile se entrambe le parti riescono a comunicare. Quando comprendi quali idee sono per te importanti, chiedi il permesso prima di esporre la tua idea. Anche questa è una formalità, ma indica al tuo capo che hai un atteggiamento di rispetto, sia per il suo ruolo, sia per le sue idee, nonostante tu stia per proporre qualcosa di alternativo. In questo modo, puoi crearti lo spazio giusto per mettere in discussione l’opinione del tuo superiore, senza sembrare irrispettosa o prevaricante.

Proponi soluzioni, non problemi

Tra gli atteggiamenti migliori che puoi adottare per affrontare una riunione spinosa con il tuo capo, c’è sicuramente l’attitudine proattiva. A nessuno piace essere sommersi da lamentele e problemi, figurati un superiore, che probabilmente per il suo stesso ruolo mangia pane e criticità tutti i giorni. Buttare addosso peso non serve né al tuo capo, né a te. Piuttosto, quando prepari la lista dei punti da trattare, evidenzia i problemi e inserisci le possibili soluzioni alle varie criticità.

Se ti presenti invece con una questione e un’idea per gestirla, metà del lavoro è già fatto. Non è detto che il tuo capo accetterà tutte le sue proposte, ma dover decidere in una rosa di soluzioni è senza dubbio meglio di ascoltare lamentele poco costruttive. Così tu stessa verrai recepita come una persona attenta e positiva, in grado non solo di individuare i problemi, ma di cercare soluzioni.

Non dimenticare di ringraziare

Un colloquio delicato è quasi un cerchio, che va chiuso nel nome della gratitudine e del ringraziamento. Eppure, non si tratta di convenzioni e formalità, ma di un atteggiamento che ti farà crescere da tutti i punti di vista. Affrontare una riunione spinosa con il tuo capo e concluderla con un ringraziamento, a prescindere dall’esito del colloquio, è una mossa vincente.

Ringraziare è il modo migliore per rimettere la palla al centro: È solo una piccola parola, eppure ha una potenza incredibile, ha la capacità di avvicinare gli interlocutori e di creare un legame fondato sulla sensibilità e la riconoscenza.

Dopo un colloquio con il capo, dovresti ringraziare dell’opportunità che ti ha dato di avere un momento di confronto, del tempo che ti sta dedicando, dell’attenzione che ha dimostrato per un aspetto che ritieni importante. Anche quando l’incontro non è positivo – anzi, soprattutto in questi casi! – ringraziare ti permette di mettere in luce ciò che di buono c’è stato nel confronto, fosse anche solo per sottolineare la tua professionalità.

Ricorda, infine, che è sempre il momento giusto per ringraziare. Non aspettare di concludere l’incontro per dire grazie: più mantieni il collegamento con il motivo del tuo ringraziamento, più questo risulterà naturale e inaspettato. Cogli l’attimo per essere gentile e riconoscente, ti darà un vantaggio importante e richiamerà in gioco il lato più umano dei rapporti lavorativi.