Come organizzare l’agenda per avere sempre tutto sotto controllo

Non hai mai creduto nel potere dell’agenda? Male. Una programmazione ben fatta può davvero semplificarti la vita. Ti aiuta ad avere un quadro d’insieme di tutti gli impegni e le incombenze di cui devi occuparti e a organizzarli per priorità.

Se invece sei una addicted delle to do-list, bene, ma occhio: potrebbero sfuggirti alcuni dettagli fondamentali. Ecco come organizzare l’agenda per trasformarla in una tua vera, grande e irrinunciabile alleata.

Un’alleata indispensabile

Inutile che ti racconti la favoletta: anche se non sei ancora una leader o una top manager, una star o una madre di quattro figli, avrai, come tutte le donne di oggi, una vita incasinata e piena di impegni. Fra scadenze e appuntamenti di lavoro, aperitivi e cene con gli amici nella vita normale e call e brindisi virtuali su meet o zoom in epoca di Covid-19, le sedute di allenamento, la spesa, le pulizie, oneri vari, rischi di arrivare a fine settimana senza più essere in grado nemmeno di raccapezzarti.

È qui che ti viene in aiuto l’agenda, cartacea (meglio) o digitale che sia. Che tu lo ammetta o no, ne hai davvero bisogno. Se impari a organizzare l’agenda nel modo giusto riuscirai a rendere la tua vita un po’ meno complicata.

Tutti i vantaggi del saper organizzare l’agenda

Il primo passo per imparare a organizzare meglio l’agenda? Diventare consapevole della sua importanza. In breve, può aiutarti a:

• Tenere traccia di tutti i tuoi impegni e avere una panoramica generale su ciò che devi fare in una singola giornata e nell’arco della settimana/del mese;
• segnare i tuoi impegni in un unico posto e non più su mille note sparse qua e là, tra telefonino, scrivania, borsa o chissà dove;
• Non dimenticare scadenze, appuntamenti, compleanni, ricorrenze varie;
• Stabilire le priorità, permettendoti di capire quali sono le voci più urgenti da spuntare;
• Portare un po’ di colore e di entusiasmo nella tua vita. Insieme alle to do list puoi appuntarti anche frasi divertenti, citazioni ispiranti, gli obiettivi che vuoi raggiungere. E puoi anche fare qualche decorazione o disegno.

Fra l’altro, non devi dimenticarti che mettere nero su bianco i tuoi pensieri è uno dei metodi migliori per imprimere una cosa nella mente e per ricordarla. Già il solo fatto di scrivere un impegno, dunque, ti aiuta a memorizzarlo e a metterlo a fuoco.

Scegli un modello adatto alle tue esigenze

A questo punto, non ti resta che passare dalla teoria alla pratica, imparando a organizzare la tua agenda. Prima, però, scegline una adatta alle tue esigenze: in base al tuo lavoro e ai tuoi impegni, individua il formato che ti permette di gestire meglio la gestione del tuo tempo.

Per esempio, sei una consulente, una psicologa, un avvocato, un’estetista? Allora avrai bisogno di uno spazio giornaliero sufficiente per segnare tutti i singoli appuntamenti e le relative specifiche.

Meglio organizzare l’agenda per priorità

Una volta individuato il modello che fa per te, inizia ad appuntarti gli impegni del giorno e della settimana. Ma non in modo casuale. Crea due colonne per ogni data: urgente e non urgente. Quindi, inserisci le voci nell’una o nell’altra colonna a seconda della loro importanza.

A questo punto fai delle sottodivisioni. All’interno di ciascun gruppo, stabilisci le priorità. Puoi assegnare a ciascuna mansione un numero, in ordine crescente di rilievo.

Sì, anche agli evidenziatori, alle matite colorate o alle penne a colori, con un codice per colori semplice e che ti permetta subito di identificare categorie e priorità.

Tieni traccia dell’avanzamento dei lavori

Saper organizzare l’agenda significa anche tener traccia dell’avanzamento dei lavori. Puoi usare un codice con simboli per segnare cosa è stato fatto, cosa è in corso d’opera e cosa devi ancora iniziare. Per esempio, un quadratino tutto nero o una spunta verde per i compiti portati a termine e un quadratino colorato a metà per i lavori di cui di stai occupando.

Puoi inserire dei codici anche per i progetti rimandati, per quelli cancellati, per gli appuntamenti e così via. Non usare, però, troppi simboli altrimenti rischi di perderti. Scrivi la legenda in una pagina dell’agenda, così in caso di dubbi o dimenticanze non rischi di andare in tilt.

Altri consigli utili per organizzare l’agenda

Per facilitare la lettura separa le varie voci dell’agenda: puoi semplicemente tracciare delle righe o disegnare cornicette creative e artistiche. Puoi servirti anche dei separatori adesivi o trasferibili. Ottime anche le linguette.

Utilizza poi dei segnalibri simpatici e divertenti per trovare subito la pagina relativa al giorno in corso e ovviamente spostali a fine giornata. Post-it e piccole buste di plastica da inserire all’inizio o alla fine dell’agenda sono molto utili per creare spazio e conservare note importanti. Insomma, se sei un’amante della cancelleria non ti resta che sbizzarrirti.

Prevedi anche una sezione per le info utili: il calendario della raccolta differenziata, l’orario di scuola/asilo/baby sitter, i giorni e le ore di ricevimento del medico e così via. E non dimenticarti di riservare delle pagine bianche ogni mese per prendere appunti al volo durante una chiamata, scrivere un’idea estemporanea, segnare un appuntamento appena fissato.

Le liste da appuntarti

Puoi approfittare delle pagine vuote dell’agenda per appuntarti altre cose. Ecco qualche idea:

• uno schema dei compleanni (meglio su base mensile);
• i libri da leggere e i film da vedere;
• i libri letti da consigliare;
• i prossimi obiettivi che vuoi raggiungere;
• idee regalo per compleanni e regali;
• le cose belle che vorresti comprare;
• le attività che ti piacerebbe fare;
• le persone che vorresti contattare;
• i nuovi progetti che ti piacerebbe realizzare.