Galateo della firma: l’eleganza è anche questione di carta e penna

Le email non sono tutto. È vero che oggi gran parte della nostra vita passa attraverso la posta elettronica, dalle comunicazioni di lavoro ai documenti ufficiali, ma in alcuni casi non c’è nulla che batta carta e penna. Pensa, per esempio, agli inviti per una ricorrenza speciale o a un messaggio importante ai colleghi. In determinate occasioni non puoi rinunciare a una lettera o un biglietto, che vanno rigorosamente firmati. Ma in che modo? Te lo dice il galateo della firma. Sì, hai letto bene: esiste una etiquette anche per questo. Curiosa di sapere cosa prevede?

Non apporla a casaccio

La prima domanda a cui risponde il galateo della firma è: dove bisogna firmare? L’ideale è farlo fra la chiusura della lettera e il tuo eventuale nome stampato sul foglio. Se non stai usando una carta personalizzata, firma semplicemente al termine del testo. Il tuo nome e cognome dovrebbero essere l’ultima cosa che scrivi. Puoi però aggiungere un post scriptum se necessario.

Quello dedicato alla firma dovrebbe essere uno spazio piccolo, ma non troppo, di circa quattro righe. Non è finita qui. La firma e la chiusura dovrebbero essere allineate a sinistra, in linea con il margine sinistro, oppure a destra, in allineamento con l’indirizzo presente nella parte superiore della pagina.

Prima devi scrivere la chiusura

Sopra abbiamo parlato di chiusura. Sai di che cosa si tratta? Della parte dedicata ai saluti. Secondo il galateo della firma, in una lettera commerciale formale non bisognerebbe mai chiudere la corrispondenza con “saluti”. Se il nome del destinatario è sconosciuto, usa la formula “distinti saluti“. Se conosci il destinatario, puoi usare anche formule che probabilmente ti sembrano un po’ antiquate come “rispettosamente”, “sinceramente tuo”, “saluti”, “ancora grazie”.

Non utilizzare espressioni come “con amore”, “per sempre”, “calorosamente” o “ciao”, poiché possono essere fraintese e apparire poco professionali.

Il grado di formalità varia da situazione a situazione

In linea di massima, ricorda che il grado di formalità che usi nella chiusura e nella firma dipende dal tuo rapporto con il destinatario della lettera. Quando scrivi a un superiore, come un manager, un potenziale datore di lavoro dopo un colloquio o un professore, dovresti essere più solenne rispetto a quando scrivi a un collega. Meno conosci il destinatario, più formale è il saluto.

Qualsiasi corrispondenza ufficiale o commerciale che diventa parte di registri pubblici o aziendali o viene distribuita a più destinatari deve seguire le convenzioni formali di scrittura di lettere. “Cordiali saluti” e le sue varianti hanno un tono serio e professionale, che va sempre bene in questi casi.

Prima della firma fai un piccolo “riassunto”

Le migliori chiusure per lettere hanno un tono corrispondente a tutto ciò che è venuto prima. Stai organizzando una riunione, inviando un curriculum o interrogando un candidato? Allora puoi scrivere cose come:

• non vedo l’ora di incontrarvi al seminario di martedì 20 maggio;
• grazie per la tua considerazione;
• per favore fatemi sapere se avete domande;
• la mia scadenza è venerdì, quindi spero di avere presto il tuo punto di vista su questo argomento;
• la tua guida è stata preziosa e spero di poter lavorare di nuovo con te presto.

Qualunque sia l’azione che desideri che il tuo destinatario compia, chiariscila nella tua frase finale.

Metti prima il nome e poi il cognome

Per quanto riguarda la firma vera e propria, tieni presente che il nome va sempre messo prima del cognome. L’ordine inverso è consentito solo negli elenchi in ordine alfabetico, per esempio in quello telefonico. Altro caso è quello delle bibliografie.

Secondo il galateo della firma, dopo il matrimonio, le donne, nella firma, possono usare sia il cognome da nubile sia il doppio cognome sia il solo cognome del marito. Massima libertà, dunque; anche dal punto di vista legale.

Galateo della firma, due cose da ricordare

1. Se la lettera è scritta da più di una persona, includi una riga per ciascuna firma.
2. Puoi usare una seconda riga dopo la firma per elencare il tuo titolo o la tua posizione, a seconda dei casi.

Cosa significa firma leggibile?

In alcuni documenti si richiede di apporre una firma leggibile o per esteso. Che cosa significa? Semplicemente che devi scrivere il tuo nome e cognome senza abbreviazioni, in modo chiaro e comprensibile.

In realtà, anche nella corrispondenza personale e professionale dovresti evitare di firmare con uno “scarabocchio“. È vero però che in questi casi è concessa una libertà maggiore. Se te lo stai chiedendo sì, è una cosa consentita anche dal galateo della firma.

Galateo della firma: sì o no alle abbreviazioni?

Le abbreviazioni sono permesse solo se scrivi a persone con cui hai grande confidenza. Oppure se devi apporre molte firme consecutive: in questi casi puoi scrivere l’iniziale del tuo nome puntata seguita dalla firma. In tutte le altre occasioni, per esempio in documenti ufficiali, in quelli commerciali e in quelli indirizzati a persone con cui non hai un rapporto intimo, devi mettere nome e cognome.

Nella corrispondenza strettamente personale puoi firmare tranquillamente solo con il nome. Parola del galateo della firma.