Come si scrive (correttamente) una mail formale e/o d’affari?

Scrivere una mail formale è fondamentale per essere impeccabile nelle occasioni più formali ma anche se hai bisogno di comunicare con i tuoi collaboratori. Per questo, devi seguire tutti i canoni di formalità richiesti in quest’ambito, dimenticando tutte le linee guida che invece applichi nei messaggi che invii alla tua cerchia di amici.

Tuttavia, non esiste un codice per scrivere delle mail perfette. Ci si basa sul buonsenso, che è la guida principale di tutto, ma devi ricordare che – per prima cosa – che non puoi e non devi essere sbrigativa e superficiale. Puoi anche tornare sul tuo testo e correggere, ma tieni presente che una mail ben scritta richiede molto tempo. Vediamo insieme tutto quello che devi fare per comporre una mail ineccepibile.

Scegli l’indirizzo di posta giusto

Potrebbe sembrarti una cosa di poco conto, eppure è fondamentale che tu possieda un indirizzo di mail formale prima di fare qualsiasi mossa avventata. Il tuo nickname sarà quello che comparirà nella lista dei messaggi da leggere e, quindi, è quello che dà una prima impressione di te. La soluzione più immediata è quella di usare il tuo nome e cognome, che sia intero o spezzato con delle iniziali.

In particolare, devi prestare attenzione anche al destinatario del tuo messaggio. Il tuo nickname non può essere infantile o personale se stai inviando una mail di lavoro o un curriculum vitae per la ricerca di un nuovo lavoro. La regola è valida anche per i contatti con i professori universitari, che non devono in alcun ricevere messaggi da indirizzi non adeguati.

Non dimenticare l’oggetto

Dev’essere la prima cosa da inserire, anche se spesso viene trascurato. Nel caso delle mail formali, deve anche recare una sintesi del contenuto del tuo messaggio. Ricorda che devi impostarlo come un titolo, in modo che il destinatario capisca immediatamente cosa sta per leggere e possa rispondere più velocemente e con maggiore efficace.

Cura l’intestazione

Verifica sempre il tipo di indirizzo al quale stai per inviare il tuo messaggio. Se del tipo info@, amministrazione@, allora è possibile che la tua mail venga letta da più di una persona. Se desideri che sia una persona in particolare a ricevere la tua mail, allora devi specificarne il nome nell’intestazione attraverso la formula “All’attenzione di Nome e Cognome”. In questo modo, non rischi che la mail si perda e che il destinatario non la legga.

Scegli il saluto di circostanza corretto

Rivolgiti al destinatario con un saluto di circostanza, composto da un aggettivo – scelto tra Egregio, Esimio, Gentile, Caro, Carissimo – seguito da un appellativo che corrisponde al titolo del tuo destinatario. Decidi l’aggettivo di circostanza con molta cura, considerando il grado di formalità da applicare al tuo messaggio.

Usa Egregio e Spettabile nei casi in cui tu debba rivolgerti a una persona che non conosci o qualcuno con cui tu abbia un rapporto asimettrico (capo, cliente, docente). Esimio e Illustre sono aggettivi formali ma ormai caduti in disuso.

Gentile è una formula di grado medio che puoi usare se vuoi essere cortese senza mostrare troppa riverenza. Devi impiegarla se stai inviando una mail per un primo contatto con una persona che non conosci oppure quando ti interfacci con qualcuno con il quale potrai avere un rapporto simmetrico in seguito.

Caro è invece quello meno formale, da usare quando ti riferisci a una persona che conosci e con la quale hai già una certa confidenza. Questo è il caso di un collega di lunga data o di un collaboratore. È adatto anche in tutte le situazioni in cui sei certa di parlare con una persona che non impone un certo tipo di distacco.

Struttura bene il corpo del testo

Il corpo centrale della mail inizia con una presentazione che, chiaramente, devi regolare in base al destinatario del tuo messaggio. Ricorda che devi dare il maggior numero possibile di informazioni poiché chi legge non è a conoscenza delle tue intenzioni. Devi anche specificare il motivo per il quale tu stia inviando la tua mail.

Sii chiara e concisa. Tieni presente che ogni casella di posta elettronica può ricevere centinaia di mail al giorno, quindi è necessario che tu vada dritta al punto. Applica correttamente tutte le regole grammaticali, compresa la punteggiatura. Non usare la virgola dopo il soggetto. Evita i refusi leggendo il testo più e più volte, in modo che sia davvero impeccabile.

Usa il saluto finale

Terminato il corpo del testo, devi scegliere il saluto adeguato in base al grado di formalità che hai scelto per il tuo messaggio. Non dimenticare i ringraziamenti e il congedo formale che puoi scegliere tra i tradizionali Distinti Saluti, Cordiali Saluti e, quindi, inserire la tua firma.

Conclusioni

Non lasciarti spaventare dalle tante regole. Scrivere una mail formale è infatti più semplice di una lettera classica ma devi essere rigorosa nell’applicare tutta una serie di accorgimenti che la renderanno adatta a una circostanza formale o di lavoro.