Riuscire ad organizzarsi, soprattutto in ambito professionale, può sembrare complicato ma tutto passa da come gestisci la tua e-mail: ecco qualche consiglio pratico per personalizzarla ed evitare che esploda.
Il lavoro è sempre più frenetico e soprattutto in questo anno di smart working molte persone si sono lamentate di aver perso il confine tra lavoro e vita privata, lasciando che la propria professione prendesse il sopravvento. Mettere ordine è l’unico modo di riuscire a ristabilire un confine e tra gli aspetti da valutare c’è proprio quello di organizzare l’e-mail.
Durante l’anno di smart working, in cui ci siamo tutte allontanate dal mondo “reale” per lavorare da casa e acquistare online, l’e-mail ha preso un po’ il sopravvento, quasi a sembrare che ci possedesse. Molte donne, ancora oggi, trascorrono molte ore al giorno per leggere, catalogare, rispondere alle e-mail… ma c’è modo di organizzare la casella e sveltire il tutto? Assolutamente sì.
Oltre a dividere le caselle e-mail, avendone una personale e una professionale, ci sono altri trucchetti che puoi utilizzare per riuscire a superare l’ostacolo avendo una e-mail più organizzata ed evitare che esploda. Ecco quindi 5 modi per evitare che la tua e-mail esploda sia a livello professionale che personale.
Pianifica gli orari di controllo dell’e-mail
Per prima cosa evita di controllare ossessivamente l’e-mail ogni 10 minuti; stabilisci delle fasce orarie in cui controllarla. Solitamente i professionisti e gli HR consigliano un controllo la mattina quando si inizia il lavoro, uno centrale intorno all’ora della pausa pranzo e uno a metà pomeriggio. Se questi non bastassero puoi aggiungerne ancora uno.
Se temi di dimenticartene non avendo sotto mano costantemente la casella di posta elettronica puoi usare delle sveglie programmate. All’inizio, soprattutto se sei abituata a controllare la casella di posta ogni mezz’ora, ti sembrerà insormontabile ma in realtà imparerai che non c’è nulla che non possa aspettare un paio d’ore. E comunque i tuoi colleghi hanno a disposizione altri mezzi di comunicazione, quindi in caso di urgenza reale sapranno come contattarti.
La digital detox parte proprio da questo aspetto: disattivare le notifiche. Secondo alcune statistiche sembrerebbe che quasi il 50% delle e-mail venga letto tramite smartphone o dispositivi mobile. Non ti servono le notifiche, a meno che tu non stia attendendo una e-mail urgente.
Disattiva quindi le notifiche e lascia che siano le sveglie impostate a ricordarti di consultare la tua casella di posta elettronica. Una volta disattivate le notifiche sei un passo già verso la digital detox e avrai imparato come sopravvivere ad una casella e-mail a cui continuano ad arrivare notifiche.
Chiudi le schede della posta quando non la stai usando
Un altro errore che molte commettono è quello di lasciare le tab aperte, anche quando la posta elettronica non viene utilizzata. Alleggerisci il browser: chiudi le schede quando non le stai usando; questo che si tratti di e-mail o di altri social newtork come Facebook o Instagram.
Togli tutto ciò che potrebbe distrarti o indurti in tentazione di controllare più volte le notifiche. Chiudendo le schede inoltre, eviterai di controllare tutte le tue e-mail ma andrai a colpo sicuro selezionando solo la giusta casella a cui desideravi accedere.
Non usare Gmail per accedere ad altre app di Google
La tentazione di passare da Gmail per accedere ad altre app della Google Suite è forte; si tratta di una grande comodità ma così rischieresti di finire a controllare le notifiche e le email presenti. Un trucco che ti suggeriamo è quello di accedere dal motore di ricerca digitando “Drive” o altre app di interesse direttamente su Chrome, accedendo direttamente così. Scegliendo questa modalità eviterai di accedere alla casella di posta e farti distrarre dalle eventuali nuove notifiche presenti.
Personalizza la tua casella di posta
Non tutte sanno che è possibile personalizzare la propria casella di posta, tu lo sapevi? Cambiando la configurazione della casella di posta Gmail dalla visualizzazione in posta in arrivo, promozioni e social a “tradizionale” vedrai tutte le e-mail direttamente nella home.
Un salto indietro nel tempo che ti potrà sembrare travolgente ma in realtà di mostra tutto ciò a cui sei iscritta e comunicazioni di cui non ti importa: in questo modo potrai annullare iscrizioni a newsletter che non ti interessano, segnalare come spam quelle che ritieni spam e ovviamente selezionare e marcare come importanti quelle che lo sono.
Un aiuto in più è senza dubbio quello delle etichette: utilizzandole potrai creare dei filtri interni in modo da organizzare al massimo la tua e-mail; per avere una casella di posta organizzata devi sicuramente giocare di planning e organizzazione e le etichette fanno al caso tuo.
Pianifica del tempo per organizzare la tua e-mail
Sulla tua agenda dovrà comparire una voce periodica per organizzare la tua e-mail: potrebbero bastare circa 30 minuti a settimana e questo tempo è importante che non coincida con la lettura della posta.
Durante questa mezz’ora settimanale dovrai riordinare la tua e-mail, proprio come si fa con l’armadio al cambio di stagione: utilizza questo tempo per aggiungere nuove etichette, ottimizzare la divisione e ovviamente comprendere come riuscire ad arrivare al famigerato “Inbox Zero” che deve essere il tuo obiettivo.
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