5 regole per organizzare un evento perfetto (qualunque sia l’occasione)

Casa, lavoro e mille impegni. Organizzare un evento perfetto ti è sempre sembrato impossibile, soprattutto se hai poco tempo a disposizione per dedicarti alla festa che hai in mente. La parola d’ordine, da tenere sempre presente, è precisione. Prima di iniziare ad agire in una qualsiasi direzione, compila una lista delle regole indispensabili che dovrai seguire lungo tutto il percorso.

Ogni risultato che possa dirsi ben riuscito è composto da una serie di elementi fondamentali che non puoi trascurare se vuoi portare a casa una bella figura. Le idee che stiamo per proporti sono valide in tutte le occasioni, che tu stia organizzando un matrimonio, una festa di laurea o un compleanno. Vediamo insieme quello che puoi fare per far sì che sia memorabile.

Individua un budget in base allo scopo

Per iniziare, devi avere un’idea di partenza, preferibilmente individuando con un tema ben preciso. Ogni evento ha una storia a sé, quindi dovresti evitare di ispirarti a qualcosa che hai già fatto perché questa – sicuramente – non può andare bene in una nuova occasione. I servizi che vai a offrire devono essere originali e curati nei minimi dettagli: solo così puoi essere certa di riuscire a trasmettere lo stato d’animo e l’atmosfera giusta per l’avvenimento.

Ogni evento dev’essere personale e recare la tua impronta. Presumibilmente, è difficile che tu abbia a disposizione una quantità di fondi illimitata, quindi devi cominciare a organizzarti in base al budget che hai fissato per il tipo di festa da realizzare. Tutte le fasi dell’organizzazione dell’evento vanno quindi decise in base alla somma a disposizione, anche prevendendo un piano di rientro nel caso in cui si renda necessaria una spesa maggiore.

Scegli la giusta location

La scelta della location si lega indissolubilmente al budget a disposizione per l’evento. Devi decidere con attenzione, poiché sarà questa a rappresentare l’idea e il concetto di tutta la festa. Definisci i tuoi criteri e scegli in base a questi, a cominciare dalla zona in cui devi iniziare a cercare il posto, che dev’essere in linea con il tema della festa.

L’area geografica è molto importante ed è anche quella che delinea lo stile del ricevimento. Per una festa elegante ed essenziale, puoi scegliere un paesaggio urbano, mentre se hai bisogno di spazi più ampi per un evento tradizionale, allora l’ambientazione rurale è quella che meglio si addice alle tue esigenze. Diventa importante scegliere tra una villa rustica, un palazzo, un castello o un’area moderna. In questa decisione, devi tenere conto della loro capienza, in base al numero di ospiti.

Tieniti in contatto con i fornitori

Questa è una delle parti più importanti dell’organizzazione e va realizzata in base al luogo scelto per il ricevimento. I fornitori si scelgono sul territorio, poiché è importante che conoscano gli spazi nei quali devono agire per portare a termine i loro compiti. Tieniti sempre in contatto con ognuno di loro ed esponi le tue idee chiaramente.

Fornisci lo scopo di partenza in maniera semplice e chiara, dopo che avrai deciso per i fornitori migliori per il raggiungimento dei tuoi obiettivi e in base al budget che hai a disposizione. Anticipa i tempi nella maniera più adeguata, in base anche agli impegni di coloro che hai scelto per affiancarti nell’organizzazione. Gestisci bene gli appuntamenti con ognuno di loro, in modo da ottimizzare i tempi e i modi stabiliti per la realizzazione della festa.

Coordina l’evento

Con le due fasi precedenti andate a buon fine, puoi prenotare i fornitori che sapranno aiutarti nella buona riuscita dell’evento. Individua anche una figura che può svolgere il compito di “direttore artistico”, se non vuoi essere tu a fartene carico, in modo che possa coordinare tutti i dettagli estetici del ricevimento e che devono esser impeccabili. Lo stile dev’essere infatti unico e deciso in base al ricevimento.

Stabilisci anche un contatto tra i vari fornitori, in modo che possa gestire gli imprevisti e garantire un ottimo servizio di logistica. In questo modo, l’evento prende forma in maniera naturale, anche se devi rimanere pronta per risolvere ogni tipo di ostacolo che possa interporsi tra te e il successo della festa che hai deciso di organizzare.

Cura gli inviti

Ogni evento o ricevimento che si rispetti, ha bisogno di un invito adeguato per essere presentato nel modo che merita. Preferisci quelli cartacei e preferibilmente consegnati a mano. Ricorda che lo stile deve richiamare quello del ricevimento che stai organizzando, anche dando l’idea del tema che hai scelto. Indica anche il dress code, talvolta apprezzato dagli invitati, indicando con precisione l’orario e il luogo in cui si terrà la festa.

Scegli il tono giusto per la scrittura degli inviti, decidendolo in base al tenore della festa di cui hai assunto la guida. Non essere mai troppo formale ma sii amichevole nella giusta misura. Non dimenticare di personalizzare ogni busta: è una forma di rispetto che dovuta a tutti i tuoi invitati.