Aumentate durante la pandemia Covid, le videocall non ci hanno più lasciato. Purtroppo, pensano in molti. A confermare che le riunioni, specie da remoto, portano con l’idea di una perdita di tempo è una recente ricerca dalla quale emerge che 8 lavoratori su 10 hanno a che fare con almeno da 1 a 5 meeting a settimana, praticamente anche uno al giorno. Ma sono davvero utili?
I “forzati” delle riunioni inutili
A conferma la diffusione delle riunioni, specie sotto forma di videocall, è l’Osservatorio ASUS Business Research Dogma, secondo cui il 77% dei lavoratori segue ogni settimana da uno a cinque meeting di lavoro, che siano in presenza o da remoto. Insomma, per la stragrande maggioranza l’appuntamento con la videocall è pressoché quotidiano. Il problema, però, è che l’indagine mostra come meno di una riunione su 4 (23%) è considerata veramente utile.
In videocall, ma distratti o impegnati in altro
Se si leggono i dati della ricerca nello specifico, infatti, si scopre che quasi la metà del campione segue almeno una videocall o incontro alla settimana (49%), mentre uno su 5 (19%) si collega quotidianamente. Ma per fare o dire cosa? La maggior parte delle volte la “chiamata al confronto” non risulta affatto utile tanto che viene ritenuta una inutile perdita di tempo. Per questo ben il 67%, pur collegandosi, sfrutta quei minuti preziosi per controllare posta elettronica e messaggi, rispondendo o scrivendo di propria iniziativa ad altri colleghi, amici o parenti. Non è un mistero, tanto che la metà degli intervistati lo ammette apertamente.
La pigrizia cognitiva dietro i meeting
«È un dato che non mi sorprende per niente. Le nostre agende sono piene di meeting per diversi motivi. A mio parere il primo a mio parere è una diffusa pigrizia cognitiva: invece di fermarci a pensare, strutturare il problema e spiegarlo in modo chiaro per iscritto, scegliamo la scorciatoia: “organizziamo una call”. Scrivere richiede tempo, struttura e pensiero critico ed è una competenza sempre più rara. In molti casi, infatti, basterebbe un testo chiaro e ben scritto per informare, aggiornare o spiegare una situazione, evitando un’ora di riunione», commenta la career coach Irene Bosi.
Troppa delega delle responsabilità
«C’è poi un tema di insicurezza e delega della responsabilità – prosegue Bosi – Il meeting diventa uno spazio in cui “esserci” conta più che decidere: se siamo tutti in call, la responsabilità è condivisa e il rischio percepito diminuisce. In molti contesti la riunione serve più a tutelarsi che a produrre valore. Un altro motivo è la confusione sugli obiettivi. Spesso non è chiaro cosa vada deciso, da chi e entro quando. Così il meeting diventa un contenitore generico, un luogo in cui “ci si aggiorna”, ma senza una vera direzione». Il problema, però, diventa che ciò che si discute finisce con l’interessare poco a chi partecipa alla riunione.
Il “sabotaggio” volontario delle riunioni
C’è, infatti, chi arriva a veri sabotaggi. Ad esempio, quasi la metà dei lavoratori non silenzia volutamente il proprio microfono per creare disturbo, forse sperando di porre fine in anticipo alla “sofferenza”. Se ciò non accade, però, finisce con l’irritare maggiormente gli altri partecipanti (il 40% prova fastidio al solo sovrapporsi delle voci). Il coinvolgimento, poi, è molto limitato: solo il 12% interviene, sfruttando la possibilità di dire la propria con l’opzione della “mano alzata”. «Il punto, però, non è eliminare i meeting, ma capire quando hanno davvero senso: secondo me sono utili se portano a un confronto reale, ad allineare persone con ruoli e punti di vista diversi, a risolvere tensioni o quando il fattore umano (emozioni, relazioni, fiducia) è centrale», sottolinea l’esperta.
La distanza è un problema?
Il dubbio è che lo strumento della videocall sia inefficace in sé: «Sicuramente tendiamo ad abusare delle videocall, nelle quali si è portati a includere più persone di quelle realmente necessarie, perché partecipare è facile – spiega Bosi – Ma non credo che il problema sia il mezzo in sé. La videocall diventa inefficace quando la utilizziamo per obiettivi per i quali non servirebbe affatto un meeting, né online né dal vivo. Chi “si perde” durante le videocall sta semplicemente partecipando ad un incontro dove la sua presenza non era fondamentale».
Le alternative alle videocall: come coordinarsi ugualmente
Occorrono, quindi, nuove modalità di confronto: «Un’alternativa molto efficace sono gli aggiornamenti in asincrono: brevi report scritti che permettono di condividere informazioni senza obbligare tutti a essere presenti nello stesso momento e che, spesso, aiutano anche chi scrive a fare maggiore chiarezza mentale su ciò che vuole condividere. Oppure i documenti collaborativi, in cui il confronto avviene tramite commenti e revisioni. In questo modo le decisioni si costruiscono progressivamente e resta anche una traccia chiara di ciò che è stato deciso», aggiunge Bosi, che conclude: «Funzionano molto bene anche i check-in strutturati, ad esempio aggiornamenti settimanali standardizzati su cosa è stato fatto, cosa resta da fare e quali sono i blocchi. Sono momenti brevi, per iscritto, che sostituiscono molte riunioni di allineamento».