Restare in ufficio oltre l’orario mette a dura prova salute, energia, motivazione e vita privata. Eppure, la radice del problema non è quasi mai la quantità di lavoro in sé, ma il modo in cui lo gestiamo. Email che interrompono a raffica, riunioni last‑minute, task lasciati a metà e distrazioni digitali divorano minuti preziosi che, alla lunga, diventano ore. Ecco dieci strategie rapide per evitare il superlavoro e “difendere” il tuo tempo anche in ufficio, affinché sia produttivo e di qualità, senza dimenticare di impostare regole chiare con colleghi e con te stessa.
Raggruppa le mail di lavoro
Aprire la casella appena compare il «ping» è un modo per togliersi subito il problema, ma fa perdere un sacco di tempo. Pianifica invece due o tre finestre fisse (per esempio alle 10 , alle 14. 30 e alle 16 .30) in cui processi la posta in arrivo. Usa cartelle «Rispondi», «Leggi», «Leggi più tardi» per smistare le tue mail in modo da gestirle man mano tutte insieme, più velocemente.
Barra le caselle al tuo calendario
Blocca degli slot con la voce «Occupato» nel calendar in modo da ricavare per te stessa tempo per le tue attività cruciali. In questo modo i colleghi vedranno le fasce già prenotate e saranno indotti a ridurre le richieste per riunioni estemporanee, mentre tu potrai dedicarti senza interruzioni a svolgere operazioni che magari comportano una certa dose di concentrazione e isolamento dall’esterno.
Usa l’intelligenza artificiale come un assistente
Trascrivere meeting, generare bozze di report o creare template ripetitivi? Lascialo a ChatGPT, Copilot o affini. Automatizzando le parti meccaniche liberi tempo per problem‑solving creativo e decisioni di valore. Imposta flussi chiari: registrazione → trascrizione → riassunto → lista azioni. Dieci clic in meno oggi, mezz’ora risparmiata domani.
Le cose da fare per prime sul lavoro
All’inizio della giornata individua tre massimi obiettivi (MIT, Most Important Tasks). Devono essere realistici e puntuali. Vederli spuntare crea slancio psicologico, riduce l’effetto‑valanga delle mille cose da fare e ti impedisce di inseguire troppe piste contemporaneamente.
Utilizza lo stratagemma OOO
Il risponditore automatico non serve solo in ferie. Nei picchi di lavoro scrivi «Sto lavorando a un progetto urgente, risponderò domani» e includi un link FAQ o a un collega sostituto. Così gestisci aspettative, proteggi la concentrazione e riduci la pressione di dover esser sempre on.
Focalizza il tuo lavoro limitando le distrazioni digitali
Modalità aereo, notifiche disattivate, telefono in un cassetto distante: rendere social e chat scomodi da raggiungere alza la soglia di attivazione e ti aiuta a restare nel flow. A fine giornata controlla i messaggi in un’unica tornata.
Affronta i compiti che ti mettono ansia
Identifica i task che ti generano ansia (relazioni complesse, chiamate delicate) e pianifica di affrontarle quando la tua energia è al top, magari nel corso della mattinata tra le 9 e le 11, quando si è mentalmente più lucidi e reattivi. Imposta timer di 60 minuti, chiudi tutto il resto e affrontali a testa bassa: il resto della giornata risulterà alleggerito.
Fissa micro‑scadenze interne
Scomponi progetti lunghi in traguardi da 30‑45 minuti con un micro‑deadline associata. Attenzione perché il lavoro tende ad espandersi fino a riempire tutto il tempo disponibile: se definisci i singoli step controllati, potrai consegnare prima e ti evita il classico sprint serale per colmare ritardi invisibili.
Delega in modo strategico
Chiediti: «Sono l’unica persona che può fare questo?». Se la risposta è no, passa il compito – con brief chiaro e scadenza. Delegare non significa scaricare, spesso vuol dire estendere competenze ai colleghi più giovani, moltiplicare la capacità del team e guadagnare ore per attività a più alto impatto.
Chiudi con un rituale di fine giornata
Dieci minuti prima di uscire: spunta le task completate, annota quelle aperte, sistema la scrivania e spegni le notifiche. Questo cool‑down segnala al cervello che il lavoro è concluso, riduce le preoccupazioni serali per ritornare in pista a mente fresca la mattina successiva.