Riprendere con il lavoro è difficile. Ritrovare la giusta concentrazione, superando l’autumn blues, anche. Ma farlo quando si ha a che fare con un overload informativo, cioè un “bombardamento” di informazioni, notifiche, messaggi e email lo è ancora di più. In una parola, riuscire a raggiungere una condizione di “deep work” è una chimera per molti. Ma anche una necessità, perché se il lavoro diventa frammentario, occorre più tempo per portarlo a termine e il rischio è di aumentare il tempo trascorso alla scrivania. Ecco cosa ne pensano gli esperti e qualche consiglio prezioso.
Overload informativo: come influisce sulla concentrazione al lavoro
I dati parlano chiaro: secondo il Work Trend Index 2025 stilato da Microsoft, i lavoratori vengono interrotti in media 275 volte al giorno, cioè circa ogni due minuti. Colpa di email, call, chat aziendali e private che si moltiplicano su diversi canali, ma anche notifiche dai social e lavorative. A peggiorare la situazione è un’altra considerazione: ogni volta che si viene interrotti, occorrono almeno 23 minuti consecutivi per tornare alla piena concentrazione, come dimostrano gli studi delle neuroscienze. La conseguenza è che diventa impossibile raggiungere la condizione di Deep work, ossia il lavoro efficiente.
Cos’è il Deep work?
Con questa definizione si intende proprio la condizione ideale di attenzione nei confronti di ciò a cui ci si sta dedicando (che sia lavoro o studio) e che rende efficienti. È legata a sua volta al concetto di “stato di flusso”, studiato fin dal 1975 dallo psicologo di origini ungheresi Mihály Csíkszentmihályi. Consiste in “uno stato di coscienza in cui la persona è completamente immersa, concentrata e coinvolta in un’attività, e la mente ed il corpo sono in perfetta simbiosi. In questo stato tutto scorre, si è perfettamente in armonia e controllo del nostro compito con massima gratificazione e positività”. È evidente, quindi, che nella società attuale è una modalità difficilmente raggiungibile, dati i continui stimoli ai quali si è sottoposti.
Come evitare l’infinite workday e mantenere alta la concentrazione
Il problema è che spesso (e sempre più spesso) diventa difficile riuscire a concentrarsi su un solo lavoro o obiettivo, a causa dei continui stimoli esterni o di quell’overload informativo che spesso deriva dal lavoro stesso: chi non ha mai dovuto interrompere un’operazione per rispondere a una email (magari del capo) o per seguire una videocall d’ufficio? Se da un lato la connessione continua può rappresentare un’opportunità, l’essere sempre in modalità “on” per chiunque e qualunque cosa impedisce di portare a termine i propri compiti, prolungando la giornata lavorativa in un flusso continuo scandito da “stop and go”.
Bilanciare le esigenze lavorative con il benessere mentale
A risentirne, però, non è solo l’orario lavorativo, ma anche il benessere mentale: il cervello, come dimostrano diversi studi, si affatica, rende meno, perde di lucidità e creatività, e si prova frustrazione. «Sebbene il lavoro sia diventato sempre più veloce, digitale e frammentato, non significa che debba essere anche meno umano o sostenibile», spiega Lorenzo Cattelani, CEO e Founder di Clutch, piattaforma che aiuta le aziende a trovare soluzioni più efficienti salvaguardando anche i lavoratori. La pensa così anche Irene Bosi, career coach: «Bilanciare le esigenze lavorative con quelle del benessere mentale non è una possibilità, ma un dovere.
Ogni persona ha il dovere di tutelare il proprio benessere, che non deve essere inteso come un “bonus” da conquistare quando tutto il resto è sotto controllo
È la condizione che ci permette di lavorare in modo sostenibile, di pensare con lucidità, di restare creativi e presenti nel tempo, sia da dipendenti che da liberi professionisti».
Tutelare il benessere è un atto di responsabilità e professionalità
Se si trascura il proprio benessere, «si logora la propria capacità di concentrazione, si erode la motivazione e, alla lunga, si compromette non solo la salute personale, ma anche la qualità del lavoro stesso – prosegue Bosi – Tutelare il nostro benessere è inoltre un grande atto di responsabilità verso sé stessi, verso i colleghi, verso i clienti e, in senso più ampio, verso la comunità con cui si collabora. Un professionista esausto, distratto o in burnout non può offrire valore né a sé né agli altri. Per questo, bilanciare lavoro e cura di sé non è “egoismo” o “debolezza”, ma professionalità».
Difendi il tempo di concentrazione
«Le ricerche sull’overload informativo evidenziano che la richiesta costante di risposte immediate alimenta il cosiddetto “cognitive switching penalty”: ogni cambio di task comporta una perdita fino al 40% di efficienza. Ripensare le policy interne – ad esempio introducendo “quiet hours” o riducendo l’urgenza delle risposte – significa non solo rispettare i tempi altrui, ma anche ridurre costi nascosti di produttività», spiegano da Clutch. Ma come fare?
6 strategie per ottimizzare il lavoro e la concentrazione
Alcuni consigli per ottimizzare il tempo dedicato al lavoro possono essere:
Crearsi dei blocchi focus in agenda. Vanno trattati come vere e proprie riunioni con sé stessi: hanno titolo, obiettivo e un output atteso. In queste finestre si silenziano notifiche, chat e mail, perché è meglio lavorare per un intervallo di tempo definito su una cosa sola piuttosto che essere sempre interrotti.
Batching (“dosaggio”) delle risposte. Dedica momenti specifici della giornata – ad esempio mattina, dopo pranzo e fine giornata – a mail e messaggistica. Controllarle di continuo aumenta lo stress e riduce la produttività.
Regole di canale e urgenza. Se tutto passa da tutti i canali, ogni messaggio sembra urgente. Occorre, invece, chiarire con colleghi e clienti che “l’urgenza passa dal telefono, le decisioni si condividono via mail, le chat servono solo per aggiornamenti veloci”: questo riduce drasticamente le interruzioni inutili.
Regola del 3-3-3. Ogni mattina definisci tre risultati prioritari (non negoziabili), tre attività di supporto e tre “nice to have” (desiderabili ma non essenziali). Ti aiuta a non perdere la bussola tra le mille richieste.
Giorni tematici. Dedica intere giornate a un tipo di attività (clienti, produzione, amministrazione): riduce il continuo cambio di contesto, che è uno dei principali “ladri di energia”.
Intervallare lavoro e tempo libero. Ricordarsi sempre di intervallare il lavoro a momenti in cui si stacca la testa, si sta all’aria aperta e si fa movimento. Magari ad una pausa pranzo seduti a scrollare il telefono, cerchiamo di preferire una bella corsa al parco.
Rallentare il flusso di comunicazioni
Questo tipo di indicazioni non valgono soltanto per i liberi professionisti, gli smart workers e i nomadi digitali che devono gestirsi autonomamente il tempo e far fronte agli impegni in modo indipendente. Come spiega Federica Riviello, Founding Partner di Clutch, «nelle aziende moderne il confine tra dipendente e libero professionista è sempre più sfumato: si lavora per obiettivi, non per ore. Il rischio è che lavoro e vita diventino un continuum senza pause. Si può allora stabilire un orario oltre il quale non si controlla il telefono o il pc. Ma è importante anche distinguere l’io professionale da quello personale: se sbaglio una presentazione, non sono una persona sbagliata. È utile anche stabilire un numero approssimativo massimo di priorità giornaliere, allenare la delega e – se necessario – rimandare a domani».
AI e concentrazione: strumento di lavoro o distrazione?
In tutto questo le nuove tecnologie hanno portato una vera rivoluzione: da un lato rendono possibili comunicazioni e attività un tempo impossibili (anche solo il lavoro da remoto), ma dall’altro possono essere esse stesse fonti di distrazione e, spesso, stress. L’intelligenza artificiale rischia di rendere la situazione ancora più complessa, portando a chiedersi se sia più utile o “dannosa”. «Entrambe. Da un lato è uno strumento di estensione cognitiva, capace di ridurre carichi di lavoro più manuali e trovare risposte credibili in tempi record. Dall’altro è già quasi diventata una nuova dipendenza: imparare a usarla è veloce, farne a meno quasi impossibile», commenta Riviello.
La trappola dell’AI
«Il punto critico attuale è che il tempo liberato dall’AI viene immediatamente rimpiazzato con nuove attività lavorative – prosegue Riviello – Il risultato è che si è più produttivi, non più liberi. Nei più giovani emerge anche un tema psicologico profondo: se l’AI fa il mio lavoro meglio di me, che valore ho? Una domanda che tocca generazioni che non hanno ancora sperimentato il peso delle relazioni umane in azienda. La strategia è usarla come assistente, sviluppando competenze complementari: creatività contestualizzata, empatia, problem solving relazionale complesso. E accettare una verità scomoda: forse non siamo tutti insostituibili come pensavamo, ma possiamo diventarlo nel modo giusto».
Non usare l’AI per tutto
«Il rischio più grande oggi è farsi prendere dalla foga di dovere usare l’intelligenza artificiale per tutto, come se fosse obbligatorio automatizzare ogni passaggio del nostro lavoro. In realtà non è necessario, né utile, sostituire abitudini e processi che già funzionano molto bene. Alcune attività continueranno ad avere più valore se svolte con attenzione umana e sensibilità personale. Il punto non è “fare tutto con l’AI”, ma scegliere con consapevolezza dove può davvero alleggerirci, liberando tempo ed energie per le parti del lavoro che richiedono creatività, giudizio o relazione. È in questa scelta mirata che l’AI diventa un copilota prezioso, invece che l’ennesima fonte di interruzioni o complessità», conclude Bosi.